O que é o custo excedido?
O estouro de custos, também conhecido como estouro de orçamento, é o cenário em que o custo de um projeto ou negócio tende a aumentar do que foi orçado e pode ser devido ao aumento do custo devido a orçamento incorreto ou subestimação do custo real por conta de alguns cenários imprevistos que não foram contabilizados durante o processo de orçamentação.
Características
- A saturação de custos geralmente é predominante em projetos de infraestrutura, construção e TI, que apresentam muitos custos inesperados durante a fase de conclusão do projeto.
- Eles são principalmente devido a três fatores, como razões políticas, razões psicológicas e razões técnicas.
- Principalmente, é devido à falta de financiamento, falta de coordenação, custo não planejado ou atrasos no projeto.
- É sempre incerto e não é possível fazer um orçamento para o mesmo. Considera-se que ocorre quando certas fases de um projeto ou negócio tendem a ultrapassar o custo orçado real.
- A medição do estouro de custos é diferente para diferentes setores ou empresas.
Tipos de excesso de custo
# 1 - Estimativas
O custo relacionado ao negócio pode ser subestimado devido a fatores como preconceito pessoal e procedimentos complicados envolvidos na conclusão da tarefa. Podemos usar a metodologia de previsão de classe de referência para aumentar as chances de obter estimativas mais precisas. O problema é que a melhor das previsões pode se mostrar errada para calcular a estimativa perfeita e, portanto, manter uma contingência como parte do orçamento é sempre uma boa prática para enfrentar cenários adversos no futuro.
# 2 - Risco
O risco pode ser qualquer cenário para o qual não possamos atribuir uma probabilidade. Eles não podem ser previstos com antecedência e, às vezes, não estão sob o controle do negócio, como calamidades naturais, que podem atrasar a conclusão de um projeto ou o desempenho do fornecedor, o que pode eventualmente prejudicar os negócios. Um plano de gerenciamento de risco adequado pode ajudar a empresa a mitigar o risco até certo ponto, mas o risco é o tipo principal que é enfrentado por todos os negócios ou projetos.
# 3 - Scope Creek
Riacho de escopo é definido como ocasiões em que atividades não contabilizadas surgem no projeto ou negócio, o que não foi incluído no orçamento ou no custo real. Isso pode acontecer quando a gestão vai adicionando recursos ao projeto à medida que ele é desenvolvido ou necessário ou nos casos em que a equipe do projeto se torna muito criativa e começa a incluir atividades não documentadas. O gerenciamento e os controles do projeto são projetados principalmente de forma a evitar tais cenários pela constante reavaliação do orçamento.
# 4 - Escalonamento de custos
A escalada de custos está mais relacionada a fatores econômicos como a inflação, que pode incluir o aumento no preço de um determinado item durante um período que não foi contabilizado no orçamento inicial.
Como evitar o excesso de custos?
- As técnicas tradicionais envolvem a aplicação de ferramentas de gerenciamento de projetos como PRINCE, embora os resultados não sejam garantidos.
- No cenário atual, ferramentas e aplicativos mais modernos como o Agile estão assumindo as técnicas tradicionais para ajudar as empresas a lidar com uma saturação de custos.
- Os negócios como uma unidade devem planejar proativamente e incluir vários cenários que podem levar a esse excesso.
- A previsão mensal ou trimestral é obrigatória para levar em consideração as mudanças nos reais em comparação com o orçamento e o plano de acordo.
- A empresa deve prestar muita atenção durante as etapas de planejamento do projeto, pois isso serve de base.
- A capacidade do fornecedor de executar e entregar precisa ser completamente verificada no momento da contratação do fornecedor.
- A empresa deve ter como prática o uso de modernas ferramentas de agendamento e gráficos para melhor controle do custo.
- O gerente de projeto precisa monitorar e controlar o projeto continuamente.
- Os stakeholders do projeto ou do negócio devem estar sempre informados sobre as mudanças de cenários, para que fiquem na mesma página e, assim, o negócio possa utilizar seu conhecimento.
- Lutar com o Scope Creek é uma obrigação, e as empresas devem cuidar para que fiquem dentro do escopo inicialmente planejado.
Causas
- Custo não planejado: Cenários imprevistos podem ocasionar algumas atividades que não foram inicialmente incluídas no plano ou orçamento. Pode ser devido a razões técnicas, políticas ou psicológicas.
- Quebra de comunicação: Um mal-entendido entre dois departamentos ou pessoas envolvidas pode gerar custos desnecessários.
- Mudança no escopo do projeto: O evento que leva ao riacho do escopo é uma das razões principais. Riacho de escopo é definido como ocasiões em que surgem atividades não contabilizadas no projeto ou negócio, que não foram incluídas no orçamento ou no custo real.
- Subestimação da complexidade do projeto: Certas fases do projeto ou negócio são tão complexas que o orçamento adequado é, às vezes, uma tarefa difícil. Isso está mais provavelmente envolvido com projetos grandes e caros.
- Financiamento inadequado: o financiamento serve como a espinha dorsal de cada negócio ou projeto. A escassez de capital pode eventualmente levar a um estouro de custos, onde o projeto ou a empresa podem enfrentar uma crise no financiamento de suas atividades comuns.
- Falta de experiência de liderança: Uma gestão relativamente inexperiente ou uma gestão ineficiente pode levar ao planejamento impróprio e ao orçamento do projeto incorreto. Assim, com o tempo, o projeto pode ser vítima de um orçamento incorreto e cair em um caso de estouro de custos.
- Ausência de plano de contingência: os negócios também sofrem quando não há um plano de backup ou plano de contingência para cenários inevitáveis. Um plano de backup é uma necessidade, especialmente para projetos de grande escala, pois alguns desvios do custo orçado normal podem custar milhões.
- Atrasos no projeto : Atrasos na conclusão do projeto em relação ao seu término planejado normal eventualmente dão origem a um excesso de custos, uma vez que as atividades que se estendem além do prazo de conclusão não foram contabilizadas no orçamento.
Prevenção de excesso de custos
# 1 - Planejamento adequado
O planejamento serve como a base de cada projeto ou negócio, e a melhor maneira de evitar o estouro de custos é planejá-lo antes que o projeto seja executado. Quanto mais precisas forem as estimativas, maiores serão as chances de o projeto cumprir seu orçamento.
# 2 - Conhecimento dos fornecedores
Os fornecedores devem ser avaliados minuciosamente antes de serem contratados. O conhecimento total sobre suas capacidades e experiência no campo deve ser obtido pelo projeto e pela empresa para evitar cenários de pior caso. A devida diligência adequada é necessária antes que o relacionamento com o fornecedor seja consolidado.
# 3 - Evite Scope Creek
Muitas atividades indevidas não devem encontrar lugar no projeto, e a empresa ou projeto deve permanecer no escopo original do projeto com desvio mínimo em relação ao plano.
# 4 - Uso da ferramenta de planejamento de projeto
Para monitorar e controlar o projeto, o uso de ferramentas modernas como o gráfico Excel de Gantt ou o modelo de acompanhamento do projeto deve ser implementado para que o gerente de projeto esteja ciente de cada etapa do projeto e das chances de estouro de custos.
Conclusão
Este é um cenário inevitável que é enfrentado por todo negócio ou projeto, mas como minimizá-lo ou mitigá-lo depende muito da gestão ou do gerente de projetos. Uma abordagem proativa pode ajudar a empresa a reduzir as chances de estouro de custos com planejamento adequado e uma análise completa das estimativas.
