Formulário Completo de GRN - Nota de Bens Recebidos
O formulário completo de GRN é Nota de Bens Recebidos. O GRN se refere ao documento comercial que é preenchido pelo cliente no momento do recebimento das mercadorias do vendedor para confirmar o recebimento de todas as mercadorias conforme acordado entre as partes envolvidas, e muitas vezes é comparado com o pedido de compra (PO ) antes de emitir o pagamento ao vendedor das mercadorias.
Características do GRN
Na manufatura e em outros tipos de organizações, onde o processo organizacional inclui o transporte de mercadorias de um local para outro ou transporte do mercado externo para o depósito, a nota de recebimento de mercadorias desempenha um papel muito importante. Às vezes, o tempo de processamento pode ser lento em relação ao normal, o que pode ser rastreado a partir da nota de entrada de mercadorias.
Uma das características importantes da nota de recebimento de mercadorias é que, onde as mercadorias são transportadas para a loja, o gerente da loja leva este documento como prova de que as mercadorias estão de acordo com a quantidade necessária, se a quantidade necessária conforme escrita na nota é realmente recebido ou não. Portanto, a nota de entrada de mercadorias também se torna a prova e a trilha de auditoria.
O que deve ser incluído na nota de mercadorias recebidas?
Normalmente, na organização, a pré-impressão da nota de recebimento de mercadorias é do departamento da loja. Portanto, a administração deve treiná-los adequadamente em termos do que deve ser incluído na nota de recebimento de mercadorias. A seguinte lista é preparada sobre os itens importantes a serem incluídos no GRN:
- O topo do GRN mostra o nome do fornecedor das mercadorias.
- Segue-se a data e hora de emissão e a data e hora de recepção das mercadorias do departamento da loja.
- O endereço correto do local onde as mercadorias devem ser transportadas e onde as mercadorias devem ser entregues, juntamente com o código PIN adequado.
- A descrição das mercadorias transportadas e a quantidade de cada tipo de produto, a taxa e o preço das mercadorias.
- O término do GRN é feito pela assinatura e nome do pessoal autorizado tanto do fornecedor quanto do gerente da loja e do balconista que deve receber a mercadoria.
Processo de GRN
A seguir está o processo de GRN:
- O recebimento da fatura e o desafio e o desembarque da mercadoria nas lojas.
- A verificação física do número de mercadorias recebidas juntamente com a descrição das mercadorias.
- Se a mercadoria for contestada ou em quantidade insuficiente, o fornecedor é contatado para solicitar a falta.
- Após a verificação da quantidade, é feito o teste de qualidade.
- Uma confirmação deve ser feita por Challan e enviada ao fornecedor.
- Após a etapa acima, o departamento de recebimento irá preparar o GRN em 5 cópias. Original para eles, e o restante para o dept. De compras, dep. De contas, um para o gerente da loja e outro para a pessoa que faz a requisição de compra.
- Com base nele, as entradas são feitas nos livros de armazenamento.
Importância
- Para qualquer departamento de contabilidade, a nota de recebimento de mercadorias é um documento vital, uma vez que atende ao propósito do princípio de objetividade da contabilidade. Qualquer lançamento nos livros de contas é obrigatoriamente exigido ao comprovante em forma documental.
- Além disso, antes de efetuar qualquer pagamento de produtos ao vendedor, os produtos são verificados com o GRN. Além disso, em uma organização, para reduzir a probabilidade de erros e fraudes, outra deve verificar o trabalho de uma pessoa, e uma pessoa não está envolvida em mais de um processo contínuo. Assim, devido ao GRN, o trabalho organizacional é fiscalizado por diferentes pessoas.
- Como a quantidade física real das mercadorias é verificada com a nota de entrada de mercadorias, o pagamento só é feito para as realmente recebidas. Portanto, o pagamento indevido é evitado.
- Este documento também atribui um papel importante ao fornecedor. O fornecedor pode provar com a ajuda do GRN que as mercadorias foram despachadas desde o seu fim, visto que o GRN é um documento legal oficial e pode ser aceite como prova no tribunal.
Nota de mercadorias recebidas vs Nota de despacho de mercadorias
A seguir estão as diferenças entre a nota de mercadorias recebidas e a nota de despacho de mercadorias:
- O departamento de despacho do fornecedor gera o despacho de mercadorias (GDN) enquanto o departamento de recebimento do comprador prepara a nota de recebimento de mercadorias.
- Sem um GDN gerado, o departamento de contas do fornecedor não pode aumentar a fatura, enquanto, sem o GRN, o departamento do comprador não pode fazer pagamentos ou lançamentos nos livros.
Benefícios
A seguir estão os benefícios das mercadorias recebidas uma nota:
- Funciona como evidência para auditores e, portanto, incluída nos procedimentos de trilha de auditoria.
- GRN mostra a quantidade real recebida e, portanto, pode ser detectada a perda do maior pagamento aos fornecedores.
- É a prova de entrega. É um documento legalmente aplicável e pode ser apresentado em tribunal.
- O pessoal da equipe de logística se responsabiliza em caso de erros ou fraudes, pois a quantidade deve sempre coincidir com a quantidade GRN. Um senso de responsabilidade e alerta é criado entre a equipe.
- Os departamentos financeiros de empresas maiores podem usar este documento para fins de comparação de quantas quantidades de mercadorias são encomendadas e quanto foi realmente recebido e registrado nos livros.
Conclusão
GRN é a abreviatura usada para mercadorias recebidas na nota. Como o nome indica, a mercadoria recebeu uma nota a confirmação do recebimento da mercadoria pelo cliente ou comprador do vendedor, que é preenchida pelo comprador quando a mercadoria é efetivamente recebida. É um documento oficial legal e pode ser aceito como prova em um tribunal.
