O que é contabilidade da folha de pagamento?
A contabilidade da folha de pagamento é uma função contábil dentro da organização que analisa a gestão, registro, determinação e análise da remuneração dos funcionários. Eles trabalham para o cálculo de impostos e benefícios juntamente com o salário dado aos funcionários.
Explicação
A função de contabilidade analisa a reconciliação dos benefícios dos funcionários, como esquemas de aposentadoria e gratificações. Ele determina os impostos a pagar por cada funcionário correspondentes aos salários a pagar pela organização. Também determina o valor que será deduzido dos salários a pagar.
Essas deduções estão sempre de acordo com as leis legais aplicáveis. As deduções segundo as leis dos EUA são retenções federais, FICA, retenções estaduais, custos de seguro saúde de funcionários, 401K, impostos de invalidez do estado.
Exemplos de folha de pagamento
Tomemos o exemplo de uma empresa que precisa pagar $ 1.000 ao funcionário. O imposto de renda federal aplicável monta a $ 100, o imposto de renda estadual chega a $ 150 e o FICA é pagável a $ 50. Ajude o executivo da folha de pagamento a preparar lançamentos de diário e registrar a transação.
Responda
Aqui, $ 1.000 seriam registrados como salários brutos na conta de despesas da demonstração de resultados e, portanto, seriam mostrados como crédito. Como um ato de equilíbrio, registre o FICA, impostos de renda estaduais, impostos de renda federais e contas a pagar de salários a pagar do balanço patrimonial como o débito.
Note que sempre que há um aumento da conta do passivo é creditado, enquanto que sempre que há um aumento da conta da despesa é debitado. O seguinte seria a entrada de diário, conforme mostrado abaixo: -
Tipos de folha de pagamento
Existem três tipos básicos. Estes incluem salários acumulados, pagamentos manuais e registros iniciais.
# 1 - Gravações iniciais
- Os registros iniciais podem ser denominados como as transações primárias realizadas na contabilidade da folha de pagamento. O executivo da folha de pagamento registra os salários brutos recebidos pelo funcionário e suas retenções correspondentes.
- As gravações iniciais também incluem e contabilizam os impostos sobre o emprego.
- Os impostos trabalhistas são geralmente classificados como impostos federais sobre a renda.
# 2 - Salários Provisionados
- Os vencimentos acumulados são os salários que a empresa deve aos empregados, correspondentes ao serviço por eles prestado e que ainda não foram pagos.
# 3 - Pagamentos manuais
- Os pagamentos manuais são classificados como os pagamentos que são feitos quando os funcionários encerram seus serviços para a empresa, e os executivos da folha de pagamento atualizam esse item de linha específico para registrar as dívidas compensadas dos funcionários.
Entradas no diário da folha de pagamento
Na contabilidade da folha de pagamento, o executivo da folha de pagamento faz lançamentos em despesas, passivos e ativos. As contas de ativo e de despesas são classificadas como débitos quando aumenta e crédito quando diminui. As contas do Passivo, Patrimônio Líquido e Receita são classificadas como crédito quando aumenta e débitos quando há redução de seus valores. As seguintes etapas seriam realizadas, conforme mostrado abaixo: -
- O executivo da folha de pagamento registra as transações no livro razão geral da folha de pagamento. Estes seriam classificados como despesas de folha de pagamento.
- Como esses são pagos aos funcionários, aumentaria o valor da despesa. Portanto, no diário, seria mostrado como débito. Portanto, pode ser correto afirmar que os salários, vencimentos e impostos sobre os salários aplicáveis são debitados.
- Como esses valores estão registrados na conta de despesas, mas ainda não foram pagos na seção de passivos, isso aumentaria a conta de passivos.
- Isso resultaria no crédito de impostos e salários do FICA a pagar no balanço do passivo circulante.
- Uma vez que os pagamentos da folha de pagamento são feitos aos empregados, a conta de caixa, que é uma conta de ativo e de passivo, ou seja, os salários a pagar, diminuiria. Isso resultaria em um crédito em uma conta à vista e um débito na conta do passivo.
- Uma entrada de diário básica seria a seguinte: -
Importância
- Toda grande organização consiste em um grande número de funcionários.
- Em tais organizações, ele desempenha um papel crítico e vital.
- Esta função desempenha funções administrativas que garantem que os funcionários recebam suas dívidas em dia e que a organização cumpra as leis legais e fiscais.
- Ao garantir uma gestão financeira adequada e transparente, esta função garante que os funcionários recebam suas dívidas corretas dentro do prazo.
- Essa função monitora o gasto da folha de pagamento e garante que a organização não desperdice muito de seus recursos financeiros.
- Todas as organizações são obrigadas a pagar impostos ao serviço de receita interna sobre os salários pagos. Portanto, esta função executa as ações necessárias para calcular o imposto correto e reportar o mesmo ao serviço de receita interna.
Vantagens
- A contabilidade da folha de pagamento economiza muito tempo para uma organização.
- Ele fornece uma estrutura sobre os cálculos das taxas corretas para os funcionários.
- O sistema interno de folha de pagamento garante melhor controle e conformidade dos dados dos colaboradores.
- As funções garantem que os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficaz e que a organização tenha caixa em mãos assim que todos os requisitos legais forem atendidos.
- Ele garante que as organizações cumpram os prazos de preenchimento de impostos.
Desvantagens
- Gerenciar o trabalho da folha de pagamento pode se tornar uma tarefa árdua se for feito usando sistemas manuais e sem software.
- Um departamento interno de folha de pagamento pode se transformar em uma função de custo adicional para o negócio.
- Sempre existe um escopo de erros humanos e fraudes, que por sua vez podem afetar os funcionários da empresa.
- Por exemplo, o departamento de folha de pagamento pode terminar mostrando um saldo final exagerado ou subestimado do saldo da caixa de previdência de todos os funcionários devido a pequenos erros contábeis.
- Da mesma forma, o departamento de folha de pagamento pode acabar retendo mais pagamentos do funcionário em comparação com o que deveria ter retido.
- Às vezes, o desembolso de salários pode ser atrasado devido à manutenção do sistema dos departamentos de folha de pagamento.
Conclusão
A contabilidade da folha de pagamento é uma função essencial para o crescimento e também para as grandes empresas. Eles ajudam e administram os salários, vencimentos, bônus e comissões a pagar aos funcionários da empresa. O departamento trabalha e determina o número de deduções que devem ser retidas do salário a pagar de acordo com as leis trabalhistas e legais aplicáveis.
O departamento tem três tipos básicos de lançamentos contábeis da folha de pagamento, que são classificados como registros iniciais, pagamentos manuais e salários acumulados. Os departamentos podem fazer pagamentos semanais, quinzenais e mensais após fazer as deduções aplicáveis.
