O que é gerenciamento de custos?
A gestão de custos é parte integrante da gestão do negócio que funciona com base em estimativas, onde várias atividades como a coleta de dados, análise de dados e mecanismos, avaliação do processo e reporte dos eventos são realizadas para que o tomador de decisão pode planejar e controlar os requisitos de orçamento da organização e, assim, permitir que o tomador de decisão decida se o projeto pode ser concluído dentro do tempo e orçamento especificados.
Explicação
- Antes de aprofundar no tópico de “gestão de custos”, vamos dar uma olhada rápida em “o que é um custo”. Agora, o “Custo” nada mais é do que medida (em termos de dinheiro) de esforços, materiais, recursos, tempo consumido (horas ou dias ou semanas ou meses), riscos e oportunidades perdidos na produção ou entrega de um produto. Isso significa que é o valor que pagou ou desistiu de algo a ser adquirido.
- Voltando ao assunto, trata-se do gerenciamento dos diversos componentes do custo envolvido na fabricação do produto ou na entrega do serviço.
- O objetivo do processo de gestão não é reduzir os custos, mas reduzir os custos apenas até a fase em que a qualidade do produto não seja prejudicada.
Recursos
- Planejamento: aqui, um plano ou conjunto de metas é estruturado. A estrutura inclui os orçamentos, padrões ou estimativas.
- Comunicação: Aqui, o plano feito acima é comunicado àqueles que realmente irão implementá-lo.
- Motivação: aqui, o plano é avaliado por seu desempenho.
- Avaliação: A comparação está sendo feita com as metas predeterminadas e o desempenho real.
- Tomada de decisão: aqui, ações corretivas são executadas ou o conjunto de metas é revisado, dependendo da necessidade da tarefa.
Processo
# 1 - Alocação de recursos
Aqui, verificamos os requisitos de recursos futuros, dependendo do escopo do trabalho. Recursos como físicos, financeiros, humanos e informações são necessários para cumprir as metas básicas. Na maioria dos casos, os recursos humanos são de extrema importância. Por outro lado, poucas tarefas requerem o uso de materiais e consumíveis. No entanto, poucas tarefas podem ser realizadas por ferramentas automatizadas que podem não exigir nenhuma intervenção humana.
# 2 - Estimativa de custo
É a previsão da quantidade, custo e preço dos recursos a serem utilizados no projeto. Envolve várias técnicas em que as informações não financeiras sobre o projeto são convertidas em informações financeiras. Essas saídas são usadas principalmente como entradas para planejar e analisar o custo geral do projeto.
# 3 - Orçamento de custo
É uma parte integrante da estimativa de custos. No entanto, no orçamento de custos, o custo geral é alocado às contas de custo. Em seguida, as contas de custos são tomadas como base para controle de custos para comparação. Além disso, as contas de custos têm um propósito secundário, ou seja, apoiar o processo de contabilidade de custos. Orçar cada custo com antecedência é necessário, uma vez que o processo de produção é limitado no tempo. É importante abordar também as restrições de fluxo de caixa.
# 4 - Controle de custos
A base feita acima (ou seja, contas de custo) é usada para comparar e avaliar as variações. As variações são analisadas para obter o menor custo possível, sem prejudicar a qualidade do produto final da organização. Os gastos e o desempenho são monitorados em comparação com o andamento do projeto. Com base nas variações, ações adequadas e corretivas são tomadas para evitar exceder os orçamentos. Quando o custo real é incorrido, o mecanismo de controle de custo ajuda a analisar as variações.
# 5 - Comparativo de mercado
Benchmarking significa uma meta mínima a ser alcançada. Os benchmarks nada mais são do que registros das atividades ou tarefas de alto desempenho ou das pessoas. O benchmark ajuda a aumentar o desempenho geral do projeto e, assim, aumentar o valor do projeto. Os benchmarks também podem ser intercambiados entre dois projetos, em que um deles está completo em todos os aspectos materiais.
Técnicas de gestão de custos com exemplos
Vamos dar uma olhada nessas técnicas com exemplos:
Essas técnicas são utilizadas para o gerenciamento de custos. Vejamos um exemplo de custo-alvo conforme abaixo:
A empresa quer lançar um novo produto denominado “DD” (franqueado). A empresa é obrigada a pagar royalties de 15% sobre o preço de venda ao franqueado. O preço de venda esperado = $ 100 por item e a porcentagem de lucro é de 25% sobre o preço de venda. Os detalhes de custo são os seguintes:
A questão é determinar o custo alvo e a possível redução de custos.
Solução
- Calcular Custo Alvo
- Calcular a estrutura de custo real
- = 63-60
- = 3
Assim, de acordo com a técnica de gerenciamento de custo-alvo, espera-se que a empresa reduza o custo reduzindo os custos de fabricação em apenas $ 3.
Fatores que afetam a gestão de custos
- Crescimento em tecnologia da informação
- Competição doméstica global e geral
- Crescimento dos setores de serviços e manufatura
- Crescimento da competitividade global
- Crescimento do setor de serviços
- Teoria das restrições que é usada na identificação de recursos críticos
- Foco no cliente
- Pesquisa e desenvolvimento de novos produtos
Importância
Joe Biden disse uma vez com razão: “Não me diga o que você valoriza, mostre-me seu orçamento e eu direi o que você valoriza”.
- Portanto, nenhum projeto começa sem colocar o orçamento. O sucesso do projeto é decidido por quão bem o custo do projeto foi tratado no projeto. Pode acontecer que o projeto não seja concluído dentro do custo do projeto. Isso significa que os custos do projeto podem ter excedido e se isso acontecer, é claro que é considerado um fracasso do projeto. Assim, é importante estimar corretamente o custo.
- Se o ponto de partida, ou seja, o planejamento e a estimativa, der errado, outros pontos não serão úteis. Além disso, implementar a redução de custos sem o foco em sua gestão não atenderá ao propósito.
Diferenças entre gerenciamento de custos e controle de custos
Há alguma diferença entre “dar instruções a uma equipe” e “liderar uma equipe”. Você percebe a diferença na forma como as coisas são realizadas por cada equipe? Um tipo semelhante de diferença surge no gerenciamento de custos versus controle de custos. Ambos parecem ser sinônimos um do outro. No entanto, eles não são. Existe uma diferença entre gerenciar o custo e controlar o custo.
# 1 - Gerenciamento de custos
Conforme explicado anteriormente, trata-se principalmente dos processos em etapas em que o planejamento e o controle do orçamento de um projeto são de extrema importância. Isso se concentra em manter tudo dentro do orçamento aprovado. As coisas começam na fase inicial de planejamento e terminam com a avaliação de desempenho após a conclusão do projeto.
# 2 - Controle de custos
O controle de custos, por outro lado, tem como principal preocupação a tomada de ações adequadas com o objetivo de minimizar o custo dos produtos. As variações são analisadas para monitorar as despesas e o desempenho. Com base na análise, ações apropriadas devem ser tomadas. O controle de custos trata do que deve ser feito, do que foi feito, do que falta fazer, da implementação das ações corretivas e da verificação das ações corretivas. Portanto, se você observar, o controle de custos está focado em limitar o projeto durante a fase de execução, mas sua eficácia é calculada por processos de gerenciamento de custos.
Vantagens
- Ele ajuda a controlar o custo específico do projeto e, portanto, também controla o custo geral do negócio.
- É possível prever despesas e custos futuros. Assim, a receita esperada pode ser calculada facilmente.
- Os custos predefinidos podem ser tratados como registros do negócio.
- Ajuda a tomar aqueles pontos de ação que são necessários para garantir que os recursos e as operações de negócios estejam alinhados para atingir os objetivos e metas predefinidos.
- Ajuda a analisar as tendências de longo prazo do negócio.
- O custo real incorrido pode ser comparado ao orçado para descobrir as variações. Essas variações ajudam a identificar se os gastos excedem mais do que o esperado.
- Também analisa os fatores externos de concorrência, crescimento do mercado, requisitos do cliente, qualidade do produto, entrega do serviço, etc. e não apenas na redução de custos.
- Ajuda na diferenciação do produto e também na redução de custos.
- Além disso, orienta na melhoria contínua para entregar um produto superior em termos de qualidade.
Conclusão
A administração tem sua própria importância em todos os aspectos de nossa vida. No final das contas, é tudo uma questão de quem gerencia as coisas. E, portanto, o gerenciamento também é crítico em termos de custos envolvidos no projeto. Tem maior significado do que controle de custos ou redução de custos. Essas técnicas ajudam a atingir esse objetivo facilmente.
