Significado da ordem de compra
Um Pedido de Compra (PO) serve como um documento legal entre o comprador e o vendedor, em que, o comprador envia este contrato que detalha os bens e serviços, data de entrega, condições de pagamento conforme o contrato, etc. Normalmente, o vendedor oferece crédito ao comprador sem qualquer risco, pois o comprador é legalmente obrigado pelo pagamento após a entrega da mercadoria e dos serviços.
Tipos
Existem quatro tipos de pedidos de compra, como segue:
- PO padrão - São amplamente utilizados, principalmente aplicáveis a demandas pontuais. Esses POs são usados quando os pedidos precisam ser entregues em uma determinada data e hora.
- PO planejado - neste PO, tudo normal é mencionado, mas a data de entrega programada é provisória.
- PO de cobertura - neste pedido, preço, quantidade, data de entrega, todos são provisórios. Somente detalhes de produtos e certos termos são mencionados. Outros detalhes são especificados quando o pedido de compra é finalmente liberado.
- Contrato PO - Neste tipo, apenas os termos do contrato são estabelecidos, nada mais é mencionado, e pedidos de compra padrão são criados no futuro com referência a este CPO.
Como usar um pedido de compra?
- Em primeiro lugar, o comprador envia um pedido de compra, em papel ou eletronicamente ao vendedor ou vendedor detalhando o pedido solicitado.
- Se o fornecedor achar que pode atender ao pedido, uma confirmação é enviada ao comprador.
- O vendedor / vendedor prepara o pedido retirando os produtos necessários ou designando a equipe necessária para prestar os serviços.
- Em seguida, o produto é enviado ao comprador ou os serviços são prestados. É mencionado nas guias de remessa dos produtos para fácil identificação e rastreamento.
- Após o envio do produto ou da prestação dos serviços, o vendedor enviará uma fatura ao comprador com um número único; o número do pedido de compra também seria mencionado na fatura para fins de correspondência.
- O comprador faz o pagamento da fatura de acordo com os termos e condições do pedido de compra e o contrato acordado por ambas as partes no início.
Exemplo de pedido de compra
A empresa ZYX precisava de 100 unidades do produto A à taxa acordada de $ 50 por unidade. Ele envia o pedido de compra ao Vendedor LML, o PO menciona a quantidade necessária, o preço e outros termos. O vendedor LML despachou o pedido na data de entrega e enviou a fatura. A empresa ZYX verificou o produto enviado, combinou o número da OC e fez o pagamento de $ 5.000 em 30 dias de acordo com as condições de pagamento mencionadas na OC.
Formato do pedido de compra
Um formato simples de um pedido de compra é apresentado aqui. Informações adicionais podem ser consultadas no formato de outra empresa conforme necessidade específica.
Você pode baixar este modelo nesta página - Modelo de pedido de compra.
Normalmente, as informações abaixo estão presentes no PO:
- Os detalhes dos produtos e serviços exigidos pelo comprador.
- Nomes de marcas, número de SKU, número do modelo, etc., para os produtos e serviços.
- Quantidade do produto e duração dos serviços necessários.
- Preço por unidade para o produto e serviços.
- Data prevista de entrega
- Local de entrega, ou seja, o local onde os produtos devem ser enviados.
- Endereço de cobrança
- Condições de pagamento, como período de crédito, descontos e outros termos.
Vantagens
- Ajuda a evitar pedidos duplicados, pois ajuda a rastrear o que foi pedido e pago.
- Ele serve como um documento legal e ajuda a evitar disputas.
- Ele ajuda a melhorar o estoque, bem como a precisão financeira.
- Também ajuda no orçamento, porque os fundos são solicitados a estar disponíveis antes de os pedidos serem feitos.
- Por último, também ajuda na entrega agendada mais rápida sempre que o comprador precisar.
Desvantagens
- A criação de ordens de compra para cada compra pequena ou grande leva a uma grande quantidade de papelada e esforços manuais.
- Os cartões de crédito podem servir para fins de documentação no caso de itens menores e, assim, eliminando a necessidade do PO.
