Modelo de orçamento de evento - Download grátis (ODS, Excel, PDF e CSV)

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Modelo de orçamento de evento grátis

Um modelo de orçamento de evento é usado para planejar as finanças relacionadas à gestão do evento, que inclui as receitas obtidas, que podem ser na forma de patrocínios ou taxas de inscrição / ingressos e as despesas que podem ser alimentação, acomodação, som, presentes, etc. A diferença obtida é o lucro ou prejuízo com a organização do evento. Se o valor do saldo for positivo, significa que o evento rendeu algum dinheiro, e se o valor do saldo for negativo, significa que o organizador do evento teve que gastar do seu bolso.

Consulte o arquivo excel para obter o modelo. O modelo usado aqui é para um evento típico, como um seminário de escritório, onde diferentes despesas e receitas relacionadas à organização de tal evento são capturadas. As despesas e receitas foram mostradas em duas seções separadas.

Sobre o modelo de orçamento do evento

• O modelo de orçamento do evento captura todas as fontes de receita que se tem para organizar o evento e também os gastos. Ele estabelece um saldo orçamentário inicial e também fornece uma projeção de saldo final, que deve estar lá após a dedução de todas as despesas das receitas. Aqui, tomamos especificamente um exemplo de organização de um evento com o propósito de um seminário.
• O seminário pode ser um seminário de escritório onde temos cerca de 200 participantes estimados, e o organizador tem que carregar sua comida e também presentear a eles alguns itens personalizados. Os brindes são usados ​​como uma fonte de promoção para a empresa e geralmente fornecidos por um fornecedor terceirizado.

Parte 1

• Aqui capturamos as despesas e receitas totais geradas para a organização do evento, que aqui tomamos um exemplo de seminário. O seminário é organizado para uma delegação de escritório, onde a assistência estimada era de 200, mas tivemos cerca de 150 participantes.
• As despesas aqui são divididas em local, programa, alimentos e bebidas, suprimentos e outros. O valor do saldo aqui mostra se o dinheiro foi gasto além do orçamento definido ou se tivemos alguma receita após a organização do evento. O gráfico foi mostrado para dar uma visão pictórica das despesas e receitas reais com a receita estimada.

Parte 2

• Nesta seção, mostramos o desdobramento das despesas realizadas para a organização do evento. Em nosso caso, estamos tomando o exemplo de um seminário de escritório. Para organizar tal evento, existem alguns campos onde as despesas devem ser feitas. O valor mais significativo para a organização do evento é direcionado ao local ou ao salão do evento. Dependendo da localização do evento, as taxas de organização do evento variam.
• O segundo maior custo de organização do evento é o catering ou a alimentação. Varia de acordo com o número de participantes e geralmente é estimado mais do que o número que comparece ao evento. É feito principalmente para manter um controle sobre o número de participantes de um evento para que eles não fiquem sem pratos de comida.
• Depois, há o custo relacionado aos alto-falantes ou aos instrumentos eletrônicos utilizados no evento. Estes são alguns custos obrigatórios necessários para a organização de qualquer tipo de evento. Para cada evento realizado, há um presente ou brindes feitos sob medida para os participantes, que são novamente baseados no número de funcionários presentes no evento.
• Geralmente, eles estão vinculados a fornecedores terceirizados que fornecem os produtos com base no número de funcionários. Estes são considerados mais itens promocionais que a empresa usa para promover seu nome. Além disso, atuam como um fator de bem-estar para os participantes de um evento.
• O último e último custo para organizar um seminário são os custos diversos, como pequenas despesas. Ainda assim, eles também devem ser contabilizados nas despesas gerais para se obter uma imagem final do custo de organização do evento.

Parte # 3

• A parte final aqui é a receita ou parte do financiamento do evento. Qualquer evento não é possível se não houver financiamento ou renda gerada. Nenhuma empresa organizará um evento se não houver financiamento ou lucro a partir dele.
• A principal fonte de receita ou financiamento, que acontece em qualquer tipo de evento, é o preço da inscrição ou dos ingressos vendidos para o evento. Aqui, a receita é gerada por pessoa.
• Os participantes do evento têm que pagar à vista a inscrição ou o ingresso do evento e, dessa forma, o organizador ganha dinheiro para encobrir o evento. A segunda fonte de receita para qualquer tipo de evento são as taxas de patrocínio, que são muito úteis para organizar o evento.
• Os patrocinadores, de certa forma, também conseguem uma promoção em locais onde um número significativo de pessoas vem e comparece ao evento. Torna-se uma situação ganha-ganha para o organizador e para o patrocinador e, na forma de taxa de patrocínio, o organizador obtém uma segunda fonte de renda. O patrocinador recebe uma forma de promoção entre uma grande multidão sob o mesmo teto.
• Assim, a receita geral gerada é mostrada nesta seção para organizar um evento. Agora depende do tamanho do evento realizado, qual é a receita ou dinheiro que o organizador está planejando arrecadar para cobrir as despesas.

Como usar este modelo?

O modelo vem muito facilmente, gerenciando as despesas e receitas relacionadas ao gerenciamento de eventos para cada organizador. O objetivo principal de usar o modelo é capturar toda a fonte de receita e combiná-la com todas as despesas que um organizador tem que arcar para cada evento realizado. Inclui recorrentes e não recorrentes. O resultado obtido ou a diferença obtida é comparado com um valor orçamentário definido no início do mês e, finalmente, chega-se a uma rede. O modelo é muito útil quando é necessário saber a entrada e saída de caixa para organizar um evento.