Significado de auditoria forense
A Auditoria Forense é um exame estruturado dos registros financeiros de uma entidade empresarial de forma investigativa, a fim de descobrir as evidências que podem ser usadas para processos judiciais em tribunal. É um passo à frente de uma auditoria interna e a pessoa que conduz essa auditoria deve ter conhecimento da legislação e da estrutura legal, juntamente com conhecimento especializado de contabilidade e auditoria.
Razões para conduzir auditoria forense
# 1 - Conflito de interesses
Nesse caso, quando um funcionário faz uso indevido de sua posição para ganhos pessoais à custa da perda da empresa, uma auditoria forense entra em cena.
Ex: Gerente que aprova as despesas excedentes / indesejadas de um funcionário com quem mantém relações pessoais. Nesse caso, o gerente não será beneficiado financeiramente com essa atividade, mas no pessoal, ele obterá alguma vantagem sobre seu funcionário.
# 2 - Suborno
Em uma organização, oferecer dinheiro ou presentes caros para fazer as coisas ou tornar a situação a seu favor é suborno.
Por exemplo, o chefe do departamento de compras aprova a compra daquele fornecedor, que fornecerá o material a um custo mais alto ou menor do que o de outros fornecedores. Mesmo assim, a qualidade do produto não é boa e ele está recebendo alguma compensação pessoal desse fornecedor.
# 3 - Apropriação indevida de ativos
É o tipo de fraude mais comum e prevalente. Esses funcionários estão usando indevidamente os ativos da empresa em seu benefício.
Por exemplo, liberação de dinheiro com base no envio de contas falsas. Usar os ativos da empresa para seu uso pessoal mais comum é o papel de carta da empresa. Usar o estoque da empresa para mostrar que determinado estoque está danificado / expirado (isso aconteceu principalmente em empresas FMCG).
# 4 - Representação fraudulenta das demonstrações financeiras
Esse tipo de fraude geralmente ocorre em um nível superior da empresa para mostrar o melhor desempenho da empresa em relação ao desempenho real, de modo que os investidores não hesitem em investir na empresa e os credores possam facilmente oferecer empréstimos a taxas de juros mais baixas. A alta administração também será beneficiada ao receber bônus ou incentivos com base no desempenho da empresa. A deturpação pode ser feita apresentando menos provisão contra despesas acumuladas ou devedores, ocultando qualquer passivo contingente, não dando a devida divulgação sobre as informações que podem influenciar o investidor ou credores.
Etapas da Auditoria Forense
Existem quatro etapas de auditoria forense:
- Planejando a investigação
- Coletando Evidências
- Comunicando
- Processos judiciais
# 1 - Planejando a investigação
Os auditores planejam sua investigação de forma que nada fique de fora, e o objetivo de uma auditoria será alcançado. Abaixo estão alguns pontos que o auditor deve ter em mente:
- Identificar a fraude que está sendo realizada
- O período durante o qual a fraude foi realizada
- Motivo da fraude ou causa raiz da fraude
- Descubra os funcionários que estão envolvidos na fraude
- O prejuízo sofrido pela empresa por causa de fraude, seja ela financeira ou não financeira
- A coleta de provas pode ser estabelecida por fraude em processos judiciais.
- Sugerir ações que devem ser tomadas para prevenir esses tipos de fraude no futuro
# 2 - Coletando evidências
É a parte mais essencial das auditorias forenses. Após a identificação, o auditor da fraude coletará as evidências que podem ser comprovadas e aceitáveis em tribunal, e esses documentos devem refletir como a fraude aconteceu, quem o fez e qual foi o prejuízo que a empresa sofreu.
Exemplo - Suponha que um fornecedor finalizou a compra de matéria-prima e suspeita que algumas coisas maliciosas aconteceram nessa finalização, então o auditor irá examinar e coletar os documentos abaixo
- Quem aprovou o vendedor
- Se a política da empresa foi seguida no momento da finalização
- Cotação de outros fornecedores 3 -4 foi feita ou não
- Se tomado, então se todas essas cotações são comparadas entre si em termos de preço e qualidade
- Após a finalização, se o fornecedor forneceu ou não a mesma qualidade de material que apresentou no momento da seleção;
# 3 - Relatórios
Depois de concluir o processo acima, um auditor forense preparará um relatório que é um resumo de sua auditoria para apresentar à gerência / cliente. O relatório contém o seguinte ponto:
- Observação / descoberta durante uma auditoria
- Provas recolhidas que irão substanciar a fraude
- Quanta perda sofrida pela empresa
- Como a fraude foi conduzida
- Que medidas devem ser tomadas para impedir este tipo de fraude
Com base nele, a gestão do Relatório pode decidir se deve ir para o processo judicial ou não.
# 4 - Processos judiciais
Se a administração está decidindo que irá entrar com uma ação judicial com base no relatório de auditoria forense, o auditor também deve estar presente no tribunal durante o processo para explicar como a fraude foi cometida e como as evidências apoiarão sua declaração. O auditor forense também simplificará a fraude contábil em uma linguagem simples para que todos possam entender facilmente.
Auditoria Forense vs. Auditoria Interna
- A Auditoria Forense é feita para descobrir a fraude se algo aconteceu na empresa, enquanto uma auditoria interna é feita para descobrir o lapso nas políticas contábeis ou da empresa.
- Os auditores forenses devem ter conhecimento especializado da legislação, embora isso não seja obrigatório para os auditores internos.
- As evidências coletadas nas auditorias forenses podem ser usadas para procedimentos legais, enquanto as evidências coletadas em uma auditoria interna não serão aceitáveis em procedimentos legais.
- Uma auditoria forense é necessária quando há suspeita de que um funcionário cometeu uma fraude intencionalmente para ganho pessoal. Em contraste, uma auditoria interna é feita como uma atividade regular para verificar se todas as políticas contábeis e padrões contábeis foram seguidos, mas os erros não foram feitos intensamente.
Conclusão
A Auditoria Forense é necessária para uma finalidade específica, como encontrar a fraude ou qualquer deturpação das demonstrações financeiras, examinando a transação anterior e coletando evidências que provarão que alguma fraude aconteceu e que podem ser usadas no tribunal para processos judiciais. Considerando que a auditoria interna é basicamente focada em conformidade, políticas, normas contábeis e outros controles que as empresas precisam seguir para suas operações.
