O que são registros da folha de pagamento?
O registro da folha de pagamento pode ser definido como uma lista de todos os funcionários dessa empresa na qual todas as informações relacionadas aos pagamentos feitos aos funcionários que eles têm direito a receber, como salários, vencimentos, bônus, impostos, etc. são registradas de modo que a cada No intervalo, pode haver um controle adequado de cada pagamento que foi pago a esses empregados do ponto de vista do empregador e, se ocorrer uma discrepância, a mesma poderá ser facilmente apontada nos registros.
Explicação
Os registros da folha de pagamento constituem tudo e qualquer coisa relacionada às informações sobre os funcionários da empresa. Ele descreve o valor pelo qual os funcionários estão sendo pagos durante cada período de tempo. O período de tempo difere de empresa para empresa. Pode ser diário, semanal, quinzenal, semestral, mensal ou em qualquer período de tempo, conforme o período de remuneração da empresa.
Que informações estão incluídas no registro da folha de pagamento?
- A informação mais importante é o salário bruto, que é o principal valor em mãos mostrado primeiro antes de fazer qualquer dedução. O pagamento bruto é calculado multiplicando a taxa de pagamento por hora pelo número de dias trabalhados.
- A próxima informação seria deduções, que são de dois tipos, como deduções obrigatórias e deduções voluntárias. Existem vários impostos, como imposto profissional, contribuição para o fundo de previdência da parcela do funcionário, etc.
- O último é o salário líquido, que é o valor final após fazer todo o desconto creditado na conta do empregado.
Como obter seu registro de folha de pagamento?
Um funcionário sempre pode obter o registro de sua folha de pagamento solicitando ao empregador, por escrito / oralmente, que forneça os dados da folha de pagamento. O empregador deve responder ao pedido do pessoal e fornecer os detalhes dentro do prazo prescrito a partir da data de recebimento do pedido. No entanto, o empregador deve responder à solicitação de registro da folha de pagamento do funcionário dentro de 21 dias.
Quanto tempo para manter registros certificados da folha de pagamento?
O registro certificado da folha de pagamento deve ser preservado pelo empregador por pelo menos três anos de acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA) com outra documentação, como registros de vendas e compras, etc. Os registros nos quais o cálculo do salário é registrado devem ser retidos por dois anos , ou seja, cartões de ponto, tabelas de salários, trabalho, horários e diversos outros registros de adição e subtração dos salários e vencimentos.
Esses registros devem ser abertos para inspeção pelo responsável da divisão, que pode solicitar ao empregador as alterações necessárias. Esses registros devem ser mantidos no Escritório Central de Arquivos / no local de trabalho.
Vantagens
- O sistema nos fornece cálculos fáceis, que tornam todo o mecanismo de pagamento muito lúcido.
- Isso facilita a precisão para que o valor correto possa ser pago e não gerará mais discrepâncias.
- O sistema informatizado de folha de pagamento reduz as chances de erros e facilita o fluxo de dados e informações que podem ser confiáveis e reutilizados.
- Este sistema possui uma estrutura apropriada para deduções e pagamentos que são automaticamente definidos no registro para serem usados para calcular salários / vencimentos.
- Isso pode ser tratado como uma opção de backup segura e qualquer informação exigida de forma retrospectiva; os registros podem ser úteis então.
- A manutenção de registros do sistema de folha de pagamento restabelece a fé nos funcionários de que uma forma adequada organizada e documentada é mantida para seus ganhos, e qualquer dedução será feita, para que a prova adequada seja apresentada. No futuro, se um funcionário exigir um registro da folha de pagamento, a empresa estará em condições de apresentar o suporte adequado à sua disposição.
- Este sistema é um mecanismo muito econômico por meio do qual cada centavo pago / deduzido ao funcionário pode ser rastreado. O sistema dá um retorno à organização em termos de manter os dados corretamente e prevenir a organização de quaisquer aborrecimentos futuros.
- Como o sistema é muito econômico em relação ao ponto anterior, ele economiza muito tempo porque não permite nenhuma discrepância e evita qualquer duplicidade de trabalho. Para cada período fixo do intervalo, os dados corretos permitem à organização um futuro de trabalho livre de erros.
- No caso de qualquer inspeção / auditoria / verificação de antecedentes, se alguma autoridade exigir registros de pessoal, isso pode ser uma prova de evidência. Não será apenas um salvador para um sistema bem conservado, mas também fará a diferença na boa vontade da empresa.
- Essa pode ser uma importante ferramenta de previsão da empresa. A maior parte dos lucros de uma empresa vai para o pagamento de salários e ordenados aos seus funcionários. Se um orçamento estimado puder ser previsto para um período futuro de tempo, ele pode ser uma ótima ferramenta para prever custos e orçamentos futuros para a empresa.
- A organização pode bem planejar seus custos e, em seguida, fazer as reservas / investimentos de acordo.
Desvantagens
- Os dados e informações que um registro da folha de pagamento contém podem estar em risco de segurança de dados, roubo ou vazamento de dados. As informações confidenciais podem ser abertas se não estiverem bem protegidas.
- A segunda desvantagem pode ser a fraude cibernética, que é quase muito comum atualmente. A rivalidade entre as empresas pode ser a raiz desse problema.
- O acesso / controle da informação não pode ser concedido a todos. Apenas o responsável pelo registro da folha de pagamento deve estar familiarizado com as informações. A pessoa deve ser confiável o suficiente para não vazar dados confidenciais da empresa.
- A última, mas não menos importante, desvantagem pode ser o custo envolvido. O software, o operador qualificado e a infraestrutura necessária para configurar o sistema de registro da folha de pagamento são enormes e podem ser uma barreira para algumas organizações se encontrarem.
