O que é o relatório de despesas?
O relatório de despesas é definido como o tipo de relatório que documenta as despesas incorridas pela empresa ou pelos funcionários da empresa e pode ser mantido em uma base mensal, trimestral ou anual.
Explicação
- Cada empresa de pequeno a médio porte mantém um relatório de despesas.
- O nível médio de gerenciamento ou o nível departamental preparam esses relatórios.
- Ele pode ser dividido em divisões menores para determinar qual área ou departamento da empresa está custando mais para a organização.
- A empresa mantém esses relatórios para fins de auditoria.
- Eles submetem este relatório à alta administração da empresa. A alta administração decide quais despesas reembolsar ao funcionário e quais não.
- As despesas reembolsadas são então utilizadas no reconhecimento do lucro tributável e contábil.
Recursos
- O relatório de despesas consiste na política de despesas do empregador para seus funcionários. Ele também documenta a política de viagens e entretenimento segundo a qual as despesas não serão reembolsadas ao funcionário pelo empregador.
- É mantido e preparado pelo departamento de despesas e folha de pagamento da organização. Ao receberem o reembolso do funcionário e o formulário de reclamação, são eles que verificam os detalhes das despesas feitas pelo funcionário, conforme compartilhado nos recibos e comprovantes aplicáveis, e elaboram o relatório sábio do funcionário.
Como criar um relatório de despesas?
Diferentes organizações operando em diferentes setores têm diferentes métodos e modelos. No entanto, o departamento de folha de pagamento e relatório de despesas de qualquer organização deve seguir as seguintes etapas para criar e formular:
- O departamento de folha de pagamento deve ter aprovações sobre a política de despesas dos respectivos departamentos da organização.
- Com base na política aplicável, o executivo deve acessar o sistema de entrada de despesas online ou realizar a entrada de dados no excel consolidado.
- O executivo deve inserir a data de realização da despesa.
- O executivo deve inserir o valor da despesa e mencionar o nome do fornecedor aplicável.
- Após revisar as informações inseridas, conforme mencionado no recibo, o executivo deve submeter o relatório para o próximo nível de aprovação.
Exemplo de relatório de despesas
Tomemos o exemplo da ABC Inc. O funcionário está viajando para o local para apresentar um novo projeto. Em 23 de janeiro de 2019, o funcionário apresentou uma despesa de refeição de $ 200, o custo do hotel de $ 100 e diversos. custo de $ 250. Em 24 de janeiro de 2019, o funcionário relatou despesas com entretenimento e cinema de $ 130, juntamente com uma despesa de refeição de $ 230 e um hotel para estadia de $ 500.
Ajude o executivo da folha de pagamento a preparar o relatório de despesas reportadas do funcionário.
Solução:
Prepare o Relatório de Despesas conforme mostrado abaixo: -
O seguinte seria o resultado: -
Colunas do Relatório de Despesas
As colunas normalmente seriam compostas dos seguintes detalhes: -
- A data da despesa incorrida.
- O tipo ou natureza das despesas;
- O nome do fornecedor de onde os serviços foram obtidos ou os itens foram adquiridos.
- Os valores das despesas.
- O nome do chefe da conta onde deve ser mencionado e cobrado.
- Deduções e ajustes em submissões anteriores feitas pelos funcionários;
- Cada tipo de conta deve ser subtotalizado.
- O total do valor global a ser reembolsado conforme solicitado pelo funcionário.
Importância e Uso
Os relatórios de despesas são mantidos para orientar a prestação de contas em termos de hábitos de gastos da organização. Estes são os relatórios que podem ser referenciados em caso de litígio financeiro e atividades de auditoria. Com a manutenção adequada e a prestação de contas desses relatórios em uma base periódica e regular, garante que seus funcionários estão orçando com total responsabilidade para manter o negócio financeiramente protegido e viável.
Esses relatórios tornam o empregado e o empregador responsáveis perante as empresas em termos de seus hábitos de consumo. Algumas despesas são deduzidas do lucro tributável de acordo com as leis do imposto de renda e, portanto, para usufruir dessas deduções, as grandes corporações devem apresentar um relatório consolidado ao departamento de receita do país. Ele pode ser apresentado como um documento suplementar junto com o relatório de despesas totais aplicáveis nos formulários de impostos durante o preenchimento dos impostos com o serviço de receita.
Benefícios
- O relatório de despesas torna mais fácil para o auditor verificar os detalhes das despesas conforme reivindicado pela empresa.
- Ele permite que eles verifiquem os detalhes das despesas com os recibos disponíveis e anexados pelos funcionários.
- Fortalece o controle interno.
- Ele detalha qual item de despesa é reembolsável e qual não é.
- Existem muitos softwares de TI disponíveis nos mercados que permitem ao negócio preparar, formular e customizar relatórios.
Desvantagens
- Eles são adequados para uma grande empresa e não para empreendedores individuais e microempresas.
- Esses relatórios podem não corresponder aos recibos enviados pelos funcionários devido a erros na entrada de dados de informações.
- Em palavras mais simples, os relatórios estão sempre sujeitos a falsas declarações e fraudes contábeis.
- Ele aumenta os custos de administração de manuseio de itens e atualização regular de itens de despesas no sistema de relatórios.
- É muito difícil monitorar cada item de despesa sob a política de despesas emitida se o tamanho da organização for muito grande.
Conclusão
Os relatórios de despesas podem ser considerados como relatórios que destacam os tipos de despesas que podem ser reembolsadas e os tipos de despesas que não podem ser reembolsadas. O reembolso das despesas ocorre de acordo com as leis tributárias aplicáveis do país e a política de despesas aplicável do empregador. Pode ser útil para grandes organizações que normalmente incorrem em grandes despesas no dia a dia e ajuda na agilização do processo geral.
