Como reduzir o tamanho do arquivo do Excel?
Abaixo estão os 4 métodos para reduzir o tamanho do arquivo da pasta de trabalho do Excel.
- Salvar arquivo em formato binário
- Converter fórmulas desnecessárias em valores
- Comprimir imagem
- Excluindo Cache Dinâmico
Vamos discutir cada um dos métodos em detalhes -
# 1 - Salvar arquivo em formato binário
O tamanho do arquivo do Excel pode ser reduzido convertendo o formato regular .xlsx para .xlsb, que é o formato binário. Reduzindo assim o tamanho do arquivo ao menor tamanho possível.
- Etapa 1 - Abra o arquivo excel no formato .xlsx.
- Etapa 2 - Clique na guia Arquivo. Na lista suspensa da guia Arquivo no excel, escolha Salvar como no excel.
- Etapa 3 - Agora selecione a opção Procurar e uma caixa de diálogo aparecerá.
- Passo 4 - Em seguida, digite o nome do arquivo em “Nome do Arquivo”, agora na lista suspensa “Salvar como tipo” selecione o formato .xlsb e clique em “Salvar”.
Esta abordagem permitirá que eles utilizem o arquivo Excel para reduzir o tamanho da planilha.
# 2 - Converter fórmulas desnecessárias em valores
A próxima abordagem que pode ser usada para reduzir o tamanho do arquivo do Excel é converter fórmulas desnecessárias em valores. Abaixo está a lista de etapas que podem ser seguidas para entender a metodologia.
- Etapa 1 - Abra o arquivo excel e selecione a planilha inteira ou o número de colunas a serem convertidas de fórmulas em valores.
- Passo 2 - Agora pressione a tecla “F5”, a caixa de diálogo pop-up aparecerá. Em seguida, clique em “Especial”.
- Passo 3 - Isso abrirá outra caixa de diálogo conforme mostrado abaixo, clique no botão de rádio para “Fórmulas” e clique em OK.
- Etapa 4 - Agora que todas as células contendo fórmulas foram selecionadas. Vá para a guia Página inicial e clique em “Colar”.
- Etapa 5 - Agora selecione os Valores, uma vez que a lista suspensa aparece quando clicado em “Colar”. Em seguida, clique em “Colar Valores”.
- Passo 6 - Ou use uma tecla de atalho CTRL + ALT + V , então uma caixa de diálogo aparecerá como abaixo. Selecione o botão de opção para “Valores” e clique em “OK”.
Isso converteria as fórmulas selecionadas em valores, o que nos permitirá reduzir o arquivo para reduzir e tornar a planilha mais leve.
# 3 - Comprimir imagem
A próxima abordagem é compactar a imagem em um arquivo do Excel para reduzir o tamanho da pasta de trabalho. Este método é essencial quando temos muitas imagens contidas na pasta de trabalho ou planilha, o que leva a aumentar o tamanho do arquivo excel.
- Passo 1 - Clique na imagem que deseja compactar. Em seguida, vá para a guia “Formato” na área da faixa de opções, conforme mostrado abaixo.
Esta é a ferramenta de imagem que aparece apenas quando a imagem é selecionada.
- Etapa 2 - Na guia "Formato", selecione "Compactar imagens".
- Etapa 3 - Uma caixa de diálogo aparecerá após selecionar o ícone de compactação de imagem.
- Passo 4 - A opção “Aplicar somente a esta imagem” permite ao usuário comprimir somente a imagem que foi selecionada. Desmarcar esta opção permitirá que todas as imagens na pasta de trabalho sejam compactadas. Além disso, selecione a opção “E-mail (96 PPI)”, que é o tamanho mínimo do documento para compartilhamento.
- Etapa 5 - Clique em Ok e salve a pasta de trabalho. Isso reduzirá o tamanho do arquivo Excel geral.
# 4 - Excluindo Cache Dinâmico
A abordagem a seguir ajudará a reduzir o tamanho do arquivo do Excel, excluindo o cache dinâmico ao criar a tabela dinâmica a partir dos dados de origem.
- Etapa 1 - Selecione a guia “Analisar” nas ferramentas da tabela dinâmica. Esta guia aparece apenas quando a tabela dinâmica no arquivo Excel é selecionada.
- Passo 2 - Agora clique no menu suspenso de opções de pivô seguido por opções.
- Etapa 3 - Ao lado de uma caixa de diálogo que aparecer, vá para a guia Dados.
- Etapa 4 - Agora desmarque a caixa de seleção “Salvar dados de origem com o arquivo”. Esta opção não criará nenhum cache dinâmico e permite reduzir o tamanho do arquivo do Excel.
- Etapa 5 - Agora selecione a opção “Atualizar dados ao abrir o arquivo”, isso garantirá que o pivô seja atualizado assim que o arquivo Excel for aberto. Se a opção não for selecionada, a tabela dinâmica precisa ser atualizada manualmente, o que levaria à geração de um cache dinâmico.
Etapa 6 - Clique em OK. Isso garantirá que o tamanho do arquivo do Excel seja reduzido.
Coisas para lembrar
- O formato de arquivo XLSB tende a abrir e salvar em um ritmo muito mais rápido. No entanto, existem algumas coisas a serem consideradas onde arquivos Excel habilitados para macro e baseados em consulta não devem ser convertidos para XLSB, pois eles podem causar erros funcionais ao operar como XLSB.
- Além disso, se o tamanho do arquivo Excel para o formato XLSX for de 5 MB, pode ser deixado como está, apenas se o tamanho do arquivo XLSX aumentar para dígitos duplos ou triplos em MBs. Então, os arquivos do Excel podem ser considerados para reduzir o tamanho do arquivo usando qualquer uma das abordagens mais adequadas.
- Existem outras abordagens, como usar a pasta compactada compactada; isso é feito clicando com o botão direito do mouse no arquivo excel, vá para enviar e clique em uma pasta compactada compactada. Isso reduzirá o tamanho do arquivo durante o compartilhamento. Isso também pode ser feito selecionando vários arquivos e compactando-os em uma pasta compactada.
- Prefira tabelas dinâmicas em vez de fórmulas usadas para resumir dados para conjuntos de dados geralmente maiores; isso terá menos impacto no tamanho do arquivo. Além disso, se houver maior uso de fórmulas, altere o modo de cálculo Automático para o modo Manual na guia de fórmula. Isso fará com que o arquivo seja aberto, fazendo alterações, atualizando o arquivo do Excel e fechando os arquivos muito mais rápido.
