Modelo de gerenciamento de projeto do Excel
O gerenciamento de projetos é uma das funções importantes em qualquer organização. Você não pode simplesmente rastrear todas as atividades do projeto manualmente; você precisa de algum software para ajudá-lo a gerenciar melhor o projeto.
MS Excel é um desses softwares que pode ajudá-lo a rastrear o status do projeto com modelos fáceis de usar. Neste artigo, mostramos exclusivamente como usar o Excel para preparar modelos de gerenciamento de projetos no Excel.
Como usar o Excel para preparar modelos de gerenciamento de projetos no Excel?
Abaixo estão os exemplos para preparar modelos de gerenciamento de projetos no Excel.
Exemplo # 1 - Modelo de gerenciamento de projeto do Excel usando o gráfico de Gantt
O gráfico de Gantt é um daqueles gráficos no Excel, o que é muito útil para revisar as tarefas do projeto, o status atual em relação aos padrões estabelecidos.
Quando o projeto estiver funcionando, após uma semana como gerente de projeto deseja saber o status do projeto, se ele está em linha ou não. Do início ao fim do projeto em cada estágio, você pode acompanhar os estágios do projeto.
Suponha que você seja uma empresa de gerenciamento de eventos e tenha assumido um projeto muito importante que é muito lucrativo para você. Mas a única coisa é que você precisa executar as tarefas com base na agenda dada pelos organizadores. Considere abaixo a agenda fornecida pelos organizadores.
Agora vamos criar um gráfico de Gantt do Excel para rastrear todas as atividades.
Etapa 1: selecione Apenas hora de início e insira um gráfico de barras de coluna. Vá para a guia INSERIR e insira o Gráfico de Barras Empilhadas.
Etapa 2: agora, seu gráfico deve estar assim.
Etapa 3: agora, clique com o botão direito do mouse no gráfico e escolha Selecionar dados.
Etapa 4: Agora, na janela abaixo, escolha Adicionar.
Etapa 5: Na janela abaixo, em Nome da série, escolha Minutos e, para o valor da série, selecione os dados C2: C14. Clique em OK.
Etapa 6: Na janela abaixo, selecione a opção EDITAR no lado direito para nossos rótulos de eixo horizontal.
Etapa 7: Agora selecione os valores horizontais como nossas tarefas. Clique em OK.
Etapa 8: seu gráfico deve estar assim agora.
Etapa 9: precisamos fazer alguma formatação para melhorar a aparência. Selecione os valores da série do horizonte, ou seja, o valor do tempo. Clique com o botão direito e escolha formatar o eixo.
No eixo, a formatação se aplica aos valores abaixo.
Etapa 10: agora, o formato da hora ficará assim no gráfico.
Etapa 11: Selecione as barras de cor azul, clique com o botão direito e selecione, formatar a série de dados.
Etapa 12: Vá para FILL e selecione NO FILL.
Passo 13: Agora, barras cor de café e clique em formatar série de dados e vá em PREENCHER e escolha as diferentes cores conforme desejar.
E seu gráfico está pronto para assumir a tarefa, e você pode gerenciar melhor o projeto agora.
Exemplo 2 - Exemplo de rastreador do ciclo de vendas
Agora veremos como criar um rastreador do ciclo de vendas com o Excel. Considere os dados abaixo para este exemplo. Os dados incluem data de início de vendas, data de término, meta, número de dias concluídos, realização atual e variação e muitas outras coisas.
Etapa 1: primeiro, mencione as vendas atuais e desejadas. Valor da variância de chegada, ou seja, Alvo vs Atual.
Etapa 2: Agora chega a% de conclusão do projeto.
Etapa 3: agora mencione as datas de início e término das vendas.
Etapa 4: depois de chegar, dias úteis líquidos entre uma data de início e uma data de término.
Etapa 5: agora chegue o objetivo por dia dividindo o objetivo pelo número de dias disponíveis.
Passo 6: Agora, chegue à data atual aplicando a fórmula HOJE no Excel.
Passo 7: Calcule agora o nº, do dia concluído desde a data de início até a data atual.
Etapa 8: chegue de acordo com a meta diária, qual deve ser a receita atual.
Etapa 9: Agora calcule a média por dia alcançada até agora.
Passo 10: Calcule se a tendência média de vendas continua para o resto do projeto, qual seria a receita final.
Passo 11: Agora, chegue a porcentagem alcançada se a mesma tendência continuar.
Agora completamos nossa parte de cálculo. Usando isso, vamos criar alguns gráficos visuais do Excel que podem nos ajudar a rastrear o projeto apenas olhando para o gráfico.
Etapa 1: vamos criar um gráfico de colunas simples primeiro. Selecione a célula B6 e crie um gráfico de colunas.
Etapa 2: clique com o botão direito no gráfico e escolha Selecionar dados.
Passo 3: Agora clique em ADICIONAR.
Passo 4: Agora, na janela abaixo, não selecione nada, apenas pressione OK.
Etapa 5: temos um gráfico como este agora.
Etapa 6: Agora selecione a barra e clique em Formatar série de dados. No lado direito, você verá a caixa de diálogo Formatar série de dados.
Etapa 7: Faça a sobreposição da série em 100%.
Etapa 8: agora, as duas colunas estão sobrepostas e o gráfico tem esta aparência.
Etapa 9: Agora mude a cor da barra vermelha para SEM PREENCHIMENTO.
Etapa 10: É assim.
Etapa 11: desenhe uma forma redonda logo abaixo do gráfico e ajuste-a.
Etapa 12: adicione o título do gráfico.
Temos um gráfico pronto. Da mesma forma, crie o segundo gráfico também para % Alcançado na mesma tendência.
Temos dois gráficos assim agora.
Você só precisa atualizar seus números de vendas diárias na célula B3. Tudo mudará automaticamente para você.
Se você observar o modelo agora como no dia 14 th fev 2019 total de 33 dias são concluídas, e a corrente deveria ter sido 1,51 USD lakh, mas a receita real agora é de 1,1 lakh, ou seja, 22% da receita total.
A meta por dia, no início, era de 4587 USD (célula B11) por dia, mas a partir de hoje, a conquista é de 2894,74 USD por dia (célula B16).
Se a mesma tendência de 2.894,74 por dia continuar pelo resto do período do projeto, você renderá 2,53 lakh USD, o que é 50,67% da receita desejada no início.
Usando este modelo de gerenciamento de projeto, você pode acompanhar sua meta de vendas diárias em relação à receita real.
Coisas para lembrar sobre o modelo de gerenciamento de projetos no Excel
- Os gráficos serão cobrados automaticamente se você alterar as colunas de entrada manual.
- Você pode criar um gráfico de Gantt para atividades em que as tarefas são seguidas uma após a outra.
- No caso de diferentes modelos de gerenciamento de projeto, você precisa identificar as tarefas e a linha de atividades envolvidas no projeto.
Você pode baixar este modelo Excel de gerenciamento de projetos aqui - Modelo Excel de gerenciamento de projetos.
