O que são despesas gerais administrativas?
As despesas administrativas são aquelas despesas da empresa que não estão diretamente ligadas à produção e distribuição de bens e serviços, mas são as despesas de natureza indireta, como despesas incorridas na formulação de políticas, custos de funcionários, taxas legais e de auditoria, telefone e despesas com eletricidade, etc.
Explicação
As despesas administrativas estão principalmente relacionadas com as despesas de escritório da empresa. Essas despesas não são despesas gerais de fabricação, pois não estão diretamente relacionadas à produção de bens e serviços. As despesas administrativas são as despesas com a condução das operações do negócio, formulação de políticas e outras despesas não relacionadas com a produção e pesquisa e desenvolvimento do negócio.
Exemplo
Vejamos o exemplo de uma empresa chamada Incorporação de roupas que lida com a fabricação de roupas. As despesas incorridas pela empresa durante o exercício financeiro de 2019-20 são as seguintes:
Solução:
Cálculo de despesas gerais administrativas:
Portanto, a sobrecarga administrativa total é de $ 870.000. O material direto adquirido e o salário pago ao pessoal da fábrica estão diretamente vinculados à produção, portanto, não são incluídos no custo administrativo por serem gastos gerais de produção. Além disso, o custo de vendas e marketing é a parte do custo de venda e distribuição, e as despesas de pesquisa e desenvolvimento fazem parte do custo de pesquisa e desenvolvimento, portanto também não estão incluídos.
O que as despesas gerais administrativas incluem?
A sobrecarga administrativa inclui todas as despesas que não estão vinculadas à função comercial específica. Essas despesas são necessárias para a condução das operações do negócio. As despesas administrativas incluem salários e vencimentos do pessoal do escritório, despesas legais e de auditoria, honorários de consultoria, aluguel, prêmios de seguro pagos, despesas de serviços públicos, taxas e impostos, assinaturas, despesas de transporte e transporte, despesas bancárias, despesas de reparos e manutenção, impressão e despesas de papelaria, etc.
Medidas para controlar despesas administrativas gerais
As várias medidas de controle são as seguintes:
- Preparação de orçamentos: orçamentos separados para a alocação de despesas gerais administrativas devem ser preparados da mesma forma que o orçamento de produção e vendas. Com a elaboração dos orçamentos, é definido o limite máximo de gastos com despesas administrativas administrativas para controlar o montante das despesas com trabalhos administrativos.
- Reduzindo os custos de viagens: a empresa deve tentar reduzir os custos de viagens e transporte fazendo o possível trabalho por meio de chamadas de vídeo, telefonemas e e-mails. As visitas devem ser tentadas com o meio de transporte barato.
- Uso de Pacotes: Se o trabalho de viagem for feito em uma base regular, as recompensas dadas pelas companhias aéreas em compras a granel devem ser utilizadas, e mesmo todos os outros benefícios de viagem oferecidos pelas agências devem ser excluídos para reduzir os custos de viagem.
- Limite as despesas de entretenimento: A reunião presencial, seguida do caro jantar, pode ser trocada por reuniões virtuais, o que pode ajudar a reduzir o custo das despesas administrativas. Até mesmo a permanência de um funcionário e eventos desnecessários no escritório devem ser limitados para que o custo geral da organização possa ser reduzido.
- Controlando os funcionários: Os proprietários da empresa devem controlar as despesas com funcionários e até mesmo ver se os funcionários da organização não estão fazendo uso indevido do limite de caixa fornecido a eles para fazer as despesas do dia a dia.
- Elimine custos de papéis: nesta era de tecnologia, os arquivos e documentos devem ser mantidos eletronicamente nos sistemas de computador. Preparar e manter os documentos no sistema de computador reduz o custo do papel e até mesmo o tempo é economizado se os documentos forem mantidos eletronicamente.
- Descentralizando as Funções de Negócios: As organizações que trabalham em larga escala possuem uma gestão centralizada com altos gastos administrativos. Portanto, delegar algum trabalho às subsidiárias pode ajudar a reduzir o custo administrativo.
Tratamento contábil
Os custos administrativos da empresa podem ser contabilizados pelos seguintes métodos:
- O primeiro método é registrar o custo como uma despesa na demonstração do resultado da empresa, assumindo que todas as despesas não estão diretamente ligadas à produção, fabricação e venda de bens e serviços.
- O segundo método de tratamento contábil é baseado no pressuposto de que o negócio tem duas atividades principais, ou seja, atividade de produção e atividade de venda e distribuição. Portanto, seguindo essa premissa, a sobrecarga administrativa é distribuída entre essas duas atividades principais.
- Agora, neste terceiro método de contabilização de despesas gerais administrativas, essa despesa é incluída separadamente no custo do trabalho para medir o custo de produção, porque um proprietário pensa que os custos administrativos são tão importantes quanto os custos de produção e os custos de venda e distribuição.
Desvantagens
- As despesas gerais administrativas incluem o custo da administração, como salário do pessoal, aluguel, etc. Esses custos são custos fixos que devem ser pagos, haja ou não lucro no negócio. Por exemplo, se a empresa for fechada por um período do mês devido a algumas circunstâncias inevitáveis, também o aluguel da fábrica deverá ser pago.
- Além disso, esses custos administrativos sendo fixos por natureza têm a capacidade limitada de serem reduzidos. As empresas que têm gerenciamento centralizado geralmente têm altas despesas administrativas.
Conclusão
Despesas gerais administrativas são aquelas que não estão diretamente relacionadas à produção e venda de bens e serviços. Essas despesas gerais são despesas indiretas, como aluguel, seguro, salário pago ao pessoal de escritório, despesas de impressão e papelaria, consultoria e encargos legais, honorários de auditoria, etc. essas despesas são incidentais à atividade empresarial principal e também são importantes para conduzir os negócios da companhia.
