Significado do memorando de dinheiro
Cash Memo é uma das documentações para transações à vista entre comprador e vendedor, sendo que o vendedor a prepara para as vendas a pronto, sendo a mesma entregue ao comprador na compra da mercadoria. É a prova documental de todas as vendas à vista efetuadas pela empresa e é a prova de compras à vista para o comprador. É elaborado junto com uma segunda via, pois o original será entregue ao comprador, ficando o vendedor com a segunda via.
Cash Memo é equivalente à cópia da fatura e a um documento legal. É usado para conhecer as vendas à vista da empresa, para pagar impostos, para reconciliação e análise, planejamento de estoque, posição de fluxo de caixa, etc.
É um instrumento comercial não negociável que serve como prova para o vendedor de que o dinheiro foi recebido do cliente pelas mercadorias vendidas e para o comprador registrar o custo e contabilizar o saldo de caixa. As vendas a crédito não podem ser feitas por meio de uma nota de dinheiro, pois ela pode ser emitida para uma transação de venda apenas se o dinheiro for recebido.
Formato de memorando de dinheiro
A seguir está o formato para preparar uma amostra de memorando de dinheiro.
Conteúdo
- Nome e endereço do fornecedor - Para comprovar que o fornecedor fez as vendas
- Nome e endereço do comprador - serve como prova para o comprador registrar as compras
- Número de série do memorando de dinheiro - Serve como uma trilha para rastrear as vendas feitas pela empresa, para registrar todas as transações na íntegra sem perder nenhuma transação
- Data da nota de dinheiro - Para rastrear a transação em uma base diária e mensal
- Número do pedido do cliente ou do comprador - Para rastrear o volume de transações feitas em relação a um único cliente
- Descrição das mercadorias - Para identificar a natureza das mercadorias vendidas
- Quantidade de mercadorias - Acompanhar o bem vendido e saber a posição do estoque
- Taxas de mercadorias - Para calcular o valor de venda
- Quantidade - Para saber as vendas realizadas pelo negócio
- Desconto (desconto comercial ou desconto à vista) a ser mostrado separadamente - para rastrear os descontos fornecidos
- Número de registro fiscal do comprador e fornecedor em caso de venda de mercadorias - Para pagamentos de impostos
- O valor total mencionado no memorando de dinheiro deve ser escrito em palavras e números
- A nota de dinheiro deve ser assinada por pessoa devidamente autorizada - Para a tornar mais válida;
- Termos e Condições, se houver
Exemplo de memorando de dinheiro
Joe é dono de uma butique chamada Billy Reid. Jeni, uma das clientes habituais, visita a loja e compra dois pares de jeans da marca Levi's por US $ 100 cada, 3 camisetas da marca Nike por US $ 50 cada. Joe oferece um desconto de 10% a Jeni e cobra 10% de IVA na transação de venda. Joe prepara uma amostra de memorando de dinheiro para a transação mencionada acima.
Vantagens
- É simples e eficaz de preparar e rastrear.
- É adequado para todas as pequenas empresas que lidam com transações em dinheiro.
- É um documento legal e equivale à nota fiscal.
- É mais um processo manual, portanto, nenhum sistema computadorizado separado é necessário.
- É autenticado porque sempre leva a assinatura de um responsável.
- As transações feitas por meio de notas de dinheiro são mais favoráveis aos negócios para a posição de fluxo de caixa, pois o cliente paga imediatamente à vista pela venda realizada.
- Não haverá nenhum cliente pendente nas transações feitas por meio de um memorando de dinheiro, e a posição de capital de giro da empresa será boa. Os fundos podem ser melhor utilizados para o negócio.
- Como as transações de crédito não podem ser feitas sob uma nota de dinheiro, não haverá dívidas inadimplentes para a empresa.
Desvantagens
- É fácil manipular as transações
- Não é adequado para grandes empresas
- As transações bancárias são melhores do que as transações em dinheiro, pois carregam uma trilha adequada
- A evasão fiscal é possível porque a receita e o custo são levados em consideração pelo método manual e não há um sistema de rastreamento adequado.
- Fornecedores e clientes podem nem sempre estar interessados em pagar em dinheiro imediatamente, pois preferem ter alguns dias de crédito.
- É um processo manual, portanto, uma pessoa responsável deve ser indicada para cuidar dessas transações, pois o risco é maior no manuseio de transações em dinheiro.
Conclusão
Um memorando de dinheiro é um voucher comercial emitido por um vendedor em vendas à vista. O sistema é simples e eficaz para as transações do dia a dia. É um documento legal e todas as transações contabilizadas via memorando de dinheiro são válidas. É a prova de todas as vendas realizadas por uma empresa. É adequado para uma pequena empresa onde o volume de negócios é baixo e de natureza recorrente.
