O que é contabilidade no Excel?
A contabilidade no Excel significa registrar as transações financeiras diárias de uma entidade, como compras, vendas, pagamentos, recebimentos e despesas em um modelo do Excel. Para uma gravação de transações no Excel, primeiro é necessário configurar / personalizar o Excel de acordo com os requisitos e, em seguida, registrar as transações diárias neste modelo e salvá-lo em seu próprio computador.
Escrituração de entrada única no Excel
Em um sistema de entrada única, apenas um lado da transação será registrado e o efeito dessas transações irá para apenas um lugar. Já no sistema de contabilidade por partidas dobradas, todas as transações serão registradas por débito e crédito, e isso afetará duas contas.
No sistema de entrada única, as transações serão registradas tendo em mente o objetivo e o resultado das transações. Na contabilidade de entrada única, o foco principal será dado aos recebimentos e pagamentos em dinheiro, em vez de no registro de cada despesa e receita ou ativos e passivos.
Como criar contabilidade no Excel
Etapa # 1: Prepare um modelo em Excel para uma transação de registro de acordo com o requisito enquanto prepara uma entidade que pode ter a ajuda de profissionais de contabilidade.
Etapa 2: Prepare um plano de contas para registrar e categorizar as transações de acordo com a natureza do negócio. Geralmente, um plano de contas é dividido em três categorias, que são:
- Receita: Para registrar o dinheiro que está entrando no negócio.
- Despesa: Para registrar o dinheiro que está saindo ou negócios.
- Custo dos bens vendidos: dinheiro gasto na criação dos bens acabados.
Abaixo está o exemplo de gráfico de contas:
Etapa 3: Prepare declarações de renda com a ajuda de um plano de contas para chegar ao lucro bruto e lucro líquido do período. Para a demonstração do resultado mensal, 12 folhas da demonstração do resultado serão preparadas, e depois disso, uma folha da demonstração do resultado anual será preparada pela fusão das 12 folhas da demonstração do resultado. O fluxo da demonstração de resultados será o seguinte:
Etapa # 4: Prepare uma planilha excel onde todas as faturas no. será gravado para que seja possível rastrear qual fatura foi paga ou quais faturas estão pendentes de pagamento.
Etapa 5: Prepare demonstrações de fluxo de caixa para determinar a posição de caixa da entidade.
Etapa # 6: Depois de preparar toda a planilha do excel acima, salve o arquivo em um local seguro, dando o nome adequado à pasta. Também podemos proteger este arquivo por senha.
Exemplo de Escrituração em Excel
Abaixo está o livro caixa de abril de 18 a junho de 18 mantido na planilha do excel, onde a entrada e saída de caixa foram registradas usando a escrituração de entrada única.
A partir de 01.04.2018, o saldo inicial de caixa e banco é de $ 1000 após a adição e dedução de receitas e despesas durante o período, chegaremos ao saldo final de $ 2564.
Vantagens
A seguir estão algumas vantagens:
- A contabilidade em um modelo do Excel não requer nenhuma habilidade especial de contabilidade; portanto, é fácil manter transações de registro.
- É mais barato porque a planilha do Excel está disponível em todos os computadores / laptops; portanto, não é necessário comprar nenhum software de contabilidade.
- O Excel possui várias funções que auxiliam no fácil registro de transações como adição, multiplicação, VLOOKUP, tabela dinâmica, macros.
- O Excel auxilia na preparação de várias apresentações gráficas como gráficos, barras, pizza, entre muitas outras.
- Vários usuários em um escritório podem acessá-lo compartilhando a planilha do Excel em um modo apenas legível, no qual o único pode alterar os dados na planilha do Excel e outros podem apenas visualizar os dados.
Desvantagens
Abaixo estão as desvantagens:
- No Excel, os usuários da contabilidade podem preparar os dados de acordo com a necessidade e podem ser tendenciosos ao preparar e apresentar os dados à gerência.
- É necessário inserir a fórmula correta porque no excel a fórmula será inserida manualmente. Se houver algum erro em uma fórmula, o resultado mudará e isso afetará a tomada de decisão.
- A contabilidade do Excel é menos segura do que a manutenção de dados em software de contabilidade, e os hackers podem facilmente hackea-la, e em uma organização também qualquer um pode acessar os dados.
- Não é útil e demorado quando uma grande quantidade de dados é inserida no Excel.
- No excel, não é possível importar dados automaticamente do software do banco ou outro software como outro software de contabilidade, o que nos permite importar dados automaticamente de outro software.
Conclusão
A contabilidade na planilha do Excel é útil para aquelas organizações que estão na fase inicial de negócios e não querem aumentar suas despesas recrutando mão de obra qualificada e comprando software de contabilidade. É fácil manter transações contábeis no Excel em comparação com o registro de transações em software de contabilidade. Ainda assim, ao mesmo tempo, é menos seguro e não é útil para um grande número de transações, e as chances de erro são muito altas.
