O que é o sistema de contabilidade?
O Sistema de Contabilidade é um sistema implementado por empresas para registrar informações financeiras incluindo Receitas, Despesas e outras transações contábeis e atua como uma importante ferramenta que monitora e rastreia o desempenho da empresa e garante o bom funcionamento dos negócios.
Recursos
Abaixo estão os recursos que um sistema de contabilidade deve ter.
# 1 - Confiabilidade
A informação produzida deve ser confiável. É um recurso essencial. Se os dados inseridos neste sistema não forem autênticos, os resultados também não são confiáveis. Portanto, não será possível fazer uma estimativa adequada das perspectivas da empresa se ela não for confiável.
# 2 - Fácil de entender
Não deve envolver fórmulas complicadas e deve ser fácil de operar. Se for complexo, o contador que vai cuidar dele pode ficar confuso e cometer erros. Deve ser fácil entender onde exatamente uma transação está atingindo e que efeito a transação terá nas demonstrações financeiras.
# 3 - Comparabilidade
As demonstrações financeiras produzidas por um sistema de contabilidade devem ser semelhantes às produzidas por outros sistemas de contabilidade, resultando em uma “comparação maçã com maçã”. As metodologias de cálculo devem seguir os padrões da indústria para que as massas possam entender as demonstrações financeiras.
# 4 - Software mais recente
Este sistema deve ser capaz de se desenvolver automaticamente com o mundo financeiro sempre crescente. Portanto, o software mais recente que é atualizado automaticamente deve ser usado. Tudo está sendo automatizado no mundo de hoje, então esse sistema deve ser capaz de se adaptar a isso.
# 5 - Fácil de usar
Os sistemas de contabilidade devem ser fáceis de usar; não deveria ser que um funcionário precise passar por um treinamento rigoroso para entender o sistema. Uma vez que seja facilmente compreendido por todos, então apenas todos podem trazer ideias para uma atualização. Os gráficos e declarações devem ser fáceis de gerar.
Tipos de sistema de contabilidade
Eles são de dois tipos -
# 1 - Entrada Única
Esta é uma forma informal de manter um registro de transações financeiras. Aqui, contas separadas não são abertas. Apenas Despesas e Receitas como e quando acontecem são registradas. Portanto, não é possível preparar gráficos e outras demonstrações financeiras a partir do sistema de entrada única. A entrada única é mantida principalmente por pequenas empresas, pois elas não têm os conhecimentos para seguir os sistemas mais recentes e não são aceitos pelas autoridades para relatórios fiscais.
# 2 - Entrada dupla
A entrada dupla é precisa e é usada por todas as principais organizações em todo o mundo. Aqui, as transações são agrupadas em contas separadas e cada transação tem duas pernas que afetam contas diferentes. Portanto, é fácil encontrar erros, pois toda transação tem duas pernas, então pode acontecer que a outra perna esteja correta e o auditor obtenha um gatilho a partir daí.
Como funciona?
Etapa 1: Sempre que qualquer transação acontece, como vendas, compras, despesas ou qualquer tipo de transação, essa transação é registrada em diários apropriados. Portanto, esta é a primeira entrada que você faz neste sistema.
Passo 2: Como todos os sistemas de contabilidade estão informatizados agora, sempre que você lançar um diário, o respectivo lançamento no livro de contas correto é feito.
Etapa 3: no final do período, ele calcula o saldo de cada razão e prepara demonstrações financeiras como balanço, fluxos de caixa, etc. de acordo.
Exemplos de sistema de contabilidade
Cada empresa possui diferentes tipos de sistemas dedicados a servir seu propósito.
Exemplo # 1 - Negócio de varejo
Os varejistas estão envolvidos na compra e venda de mercadorias. Portanto, seu sistema de contabilidade deve se concentrar no nível de estoque e no valor de desconto que estão recebendo ou dando. Portanto, todo o sistema deve ser baseado em produtos diferentes e em quanto é a pagar ou a receber. Deve ajudá-los com índices como Margem de Lucro Bruto, Margem de Lucro Líquido e outras medidas que eles exigem em sua operação.
Exemplo # 2 - Empreiteiro
O fator mais importante na construção é o custo do material. Portanto, este sistema deve ser mais elaborado em diferentes tipos de entrada de matéria-prima. O sistema deve ser capaz de lançar taxas diferentes, o que mostra o movimento do custo.
Componentes
Existem quatro componentes do sistema de contabilidade. Os componentes são etapas que auxiliam uma transação desde a gravação até a entrega final.
# 1 - Dispositivos de entrada
São ferramentas que auxiliam no registro da transação neste sistema. Os dispositivos de entrada principais são teclados, gravadores de assistentes de voz, códigos de barras, scanners, etc. Assim, com a ajuda dos dispositivos mencionados acima, inserimos uma transação no sistema.
# 2 - Processador
Depois de inserir as informações, o sistema coleta os dados e os direciona para o razão, diário ou outros gráficos corretos, conforme necessário. Essa atividade é chamada de processamento de informações.
# 3 - Armazenamento
Uma vez que os dados são direcionados para um livro razão específico, este sistema precisa armazenar os dados lá. Portanto, o sistema exigirá a ajuda de instalações de armazenamento para realizar esta tarefa.
# 4 - Saída
Assim que as informações forem classificadas e as declarações finais preparadas, esse sistema exigirá dispositivos que ajudarão na saída das informações. Portanto, esse processo é realizado com a ajuda de um monitor, impressora, projetor ou outros dispositivos.
Benefícios
- A manutenção sistemática de registros de transações financeiras ajuda na preparação de gráficos e outras saídas úteis para a tomada de decisões econômicas.
- Ajuda a identificar fraudes e omissões contábeis.
- As demonstrações financeiras produzidas auxiliam em fins fiscais e outros fins de auditoria.
Conclusão
O sistema de contabilidade ajuda a registrar transações financeiras de forma sistemática. Isso é necessário para a preparação das demonstrações financeiras, que estão sendo usadas pelas autoridades para fins fiscais e pelos investidores para tomar decisões informadas. Índices e gráficos são facilmente calculados com a ajuda de um sistema adequado.
