Correspondência de três vias (definição, exemplo) - Processo e Usos

O que é a correspondência tripartida?

A correspondência tríplice é o conceito através do qual as transações de compra não autorizadas podem ser rastreadas através de verificação cruzada de três formas, nomeadamente recibo de confirmação da encomenda (encomenda), recibo da encomenda e validade da fatura gerada a título de informação de diferentes departamentos de forma a eliminar as transações não autorizadas e aprimorar o controle interno.

Explicação

Grandes organizações compram o estoque pelo procedimento operacional padrão de acordo com as políticas da organização. Conseqüentemente, o controle duplo é necessário para restringir transações não autorizadas. É a medida de controle para autorizar transações válidas. Em um procedimento de três vias, a maioria das compras é controlada por meio de verificação cruzada. Se houver uma falha em qualquer etapa, o valor não poderá ser deduzido da fatura até que o erro seja resolvido pelo recebimento de uma confirmação ou pela fatura revisada do fornecedor. É também um dos métodos de gestão de risco, pois o risco de pagamento a pessoas não autorizadas ou contra as contas falsas deve ser controlado. Às vezes, torna-se um procedimento demorado, mas é a maneira mais eficaz de gerenciar o risco.

Processo de combinação de três vias

• O procedimento operacional padrão para compra inclui o pedido quando o estoque atinge o nível de novo pedido, o recebimento da cotação, o processamento das cotações para o departamento de compras e depois do qual o departamento de compras decidirá de qual fornecedor a compra deve ser feita com base no preço, qualidade e reputação do fornecedor e por fim a emissão do pedido de compra.
• Com base no pedido de compra, as compras devem ser feitas. Após o recebimento do pedido de compra, o pedido de recebimento deve ser emitido pelo departamento de gerenciamento de estoque e, em seguida, a fatura deve ser encaminhada pelo departamento de compras ao departamento de contabilidade para uma contabilização da mesma.
• Depois disso, finalmente, a fatura é entregue para autorização e posteriormente ao caixa ou caixa para pagamento ao fornecedor.

Aqui, antes de autorizar o pagamento, a pessoa envolvida no pagamento usará o processo de comparação de três vias.

O processo de correspondência de três vias inclui:

# 1 - Verificação do pedido de compra

Um pedido de compra deve ser verificado junto ao departamento de compras para verificar o nome do fornecedor, data, quantidade, endereço, informação de pagamento e o valor.

# 2 - Verificação do recebimento do pedido

Após a verificação do pedido de compra, o departamento de caixa irá verificar junto ao departamento de estoque sobre o recebimento do pedido de forma a compatibilizar a quantidade da mercadoria conforme nota fiscal e recebida pelo departamento de estoque.

# 3 - Verificação do Departamento de Contas

Após verificação do departamento de estoques, o lançamento deve ser verificado na contabilidade para verificar o valor e a quantidade registrada nos livros.

Se uma fatura corresponder a todas as três etapas de verificação, apenas o pagamento será autorizado e a fatura será cobrada.

Exemplo de combinação de três vias

O Departamento de Compras de A Ltd. emite um pedido de compra de estoque da ABC & Co., México de 3.000 peças, e o preço por peça é de $ 100. O pedido é feito. O recebimento do pedido foi feito, mas devido à grande quantidade, o lojista não fez a verificação cruzada no momento do recebimento do pedido. Porém, após a verificação, constatou-se que foram recebidas apenas 2.850 peças, sendo que a fatura é entregue ao departamento de contabilidade para o departamento de contabilidade e posteriormente a entrega para cobrança ao departamento de caixa. Determinar o procedimento para verificação de três vias?

Solução:

Antes de autorizar a fatura para pagamento, a pessoa deve seguir o seguinte procedimento:

1 - Verificação do Departamento de Compras:

O pedido de compra deve ser verificado se o pedido é feito conforme o pedido de compra ou não. No caso presente, a primeira etapa da combinação de três vias é combinada, ou seja, o pedido é feito de acordo com o pedido de compra.

2 - Verificação do Departamento de Estoque:

A pessoa autorizada recolherá os valores do departamento de estoque. Nesse caso, apenas 2.850 peças de estoque são recebidas, portanto, a conta não pode ser autorizada para pagamento. A pessoa autorizada instruirá o departamento de estoque a retificar a fatura do fornecedor.

O departamento de estoque entrará em contato com a pessoa autorizada da ABC & Co. para a emissão da nota revisada. Após o recebimento da fatura revisada, a mesma deverá ser entregue na área de contabilidade para realização de correções.

3 - Verificação do Departamento de Contas ou Registros Contábeis:

Após a confirmação da fatura revisada do fornecedor, a pessoa autorizada deve verificar com os registros contábeis e, finalmente, após todas as etapas e conformações, a pessoa autorizada autorizará o pagamento da fatura.

Desta forma, o curto recibo é identificado e retificado.

Usos da correspondência tríplice

1. De três maneiras, o processo de correspondência é usado em grandes organizações.
2. Também é usado quando há diferentes departamentos que lidam com funções diferentes.
3. É usado quando uma organização está envolvida na produção de vários produtos.
4. É usado quando as responsabilidades são atribuídas a funcionários recém-nomeados.
5. É usado quando a maioria dos pagamentos é feita em dinheiro.
6. Também é usado quando pessoal não qualificado está envolvido.

Vantagens

As diferentes vantagens são as seguintes:

• Ele garante que o pagamento seja feito à pessoa certa contra a fatura válida e o valor do estoque recebido.
• Ele garante os controles adequados na organização.
• Minimiza ou limita os pagamentos não autorizados.
• Por meio da combinação de três vias em dinheiro, o desfalque deve ser controlado.
• Os erros podem ser facilmente identificados no processo de correspondência de três vias.
• Isso garante que a mesma conta não seja paga várias vezes.
• O processo promove a responsabilização da equipe.
• Por meio do processo de três vias, as informações devem ser verificadas; portanto, torna-se uma informação precisa e pode ser usada para decisões futuras.

Desvantagens

As diferentes desvantagens são as seguintes:

• A correspondência tripla envolve verificação múltipla e coleta de vários documentos; portanto, o processo é longo e demorado.
• Pode haver chances de atraso de pagamento e penalidades devido ao longo processo e por causa de seus pagamentos atrasados.
• As relações com os fornecedores podem ser prejudicadas devido a atrasos nos pagamentos.
• Descontos para pagamentos antecipados não podem ser aproveitados devido aos longos procedimentos envolvidos.

Conclusão

A correspondência tripla é o procedimento para controlar as contas a pagar por meio do qual, usando as três etapas, as contas a pagar são verificadas. Aqui, na primeira etapa da compra, o pedido deve ser verificado, em seguida, os números do departamento de estoque devem ser coletados e verificados e, por último, deve ser verificado a partir dos lançamentos contábeis. Após verificação nos três níveis, o autorizador autoriza o pagamento da fatura. No entanto, esse procedimento é demorado. Por isso, é moroso e, ao mesmo tempo, os descontos para pagamentos antecipados não podem ser aproveitados devido à morosidade dos procedimentos.