Significado da trilha de auditoria
Uma trilha de auditoria é um registro sistemático para rastrear a fonte de dados financeiros e fornece evidências cronológicas e documentais de uma série de atividades e, portanto, é usada para verificar a precisão dos dados e rastrear transações.
Ele responde a três perguntas básicas
- Qual foi o evento?
- Quem lançou / iniciou o evento?
- A data e hora do evento?
Exemplos de trilha de auditoria
Abaixo estão alguns dos exemplos.
Exemplo 1
O que seria uma trilha de auditoria para uma transação de compra de papelão?
Solução -
Consistirá em um recibo com detalhes do pagamento em dinheiro em troca de caixa, a data da transação e o local de onde foi comprado.
Exemplo # 2
Uma empresa deseja comprar um laptop para os funcionários. O que tudo seria incluído em uma trilha de auditoria?
Solução -
A equipe de finanças irá gerar um pedido de compra para autorizar uma compra. A loja onde o laptop foi comprado fornecerá a fatura com detalhes da data de venda, valor e descrição do item comprado. Todos esses documentos consistirão em uma trilha de auditoria.
Vantagens
Diferentes usuários usam de maneira diferente, dependendo dos requisitos. Abaixo estão as vantagens significativas desta trilha:
- Prestação de contas: define a prestação de contas em termos das ações dos usuários. Evita a introdução de informações impróprias ou o acesso não autorizado às informações. Além disso, cada ação do usuário é registrada, o que ajuda a rastrear as respectivas alterações / modificações no sistema.
- Reconstrução de eventos: pode reviver informações inteiras e rastrear os detalhes básicos relacionados a um evento de quem, quando e o quê. Auxilia na detecção de problemas de origem e retificação dos mesmos para prevenir futuras ocorrências.
- Detecção de intrusão: Ajuda a identificar acessos não autorizados. Muitos regulamentos tornaram obrigatório para manter a confidencialidade dos dados. Ele se estende à proteção de propriedade intelectual, registros financeiros, informações pessoais, etc.
- Identificação do problema: por meio do monitoramento em tempo real, os logs de auditoria identificam problemas que indicam problemas operacionais, atividades incomuns ou suspeitas ou erros do sistema.
- Previna fraude - quando registros adequados são mantidos, é fácil detectar inconsistências. Além disso, como os usuários sabem que as transações são registradas e rastreáveis, provavelmente, eles não tentariam tal atividade.
- Ajuda nas auditorias - Para a maioria das empresas, a auditoria é obrigatória. Quando a trilha é mantida para cada transação adequadamente, torna-se fácil para os auditores determinar a validade. Isso torna o tempo de auditoria e econômica. Também auxilia os auditores a confiarem nos controles internos da empresa e auxiliam na definição do âmbito da auditoria.
- Identificação e correção de erros - fornece informações abrangentes e prontamente disponíveis que podem ser examinadas facilmente para descobrir erros, se houver. Como ele rastreia tudo, o erro pode ser corrigido de uma vez e economiza o tempo de várias pessoas corrigindo o erro várias vezes.
- Aderência aos padrões regulatórios- Para cumprir os padrões regulatórios, é fundamental manter uma trilha de auditoria. Ajuda a compreender a substância das transações, como e quando necessário para fins legais.
- Documentos de empréstimo - os credores exigem alguma prova de receita e fluxos de caixa antes de conceder empréstimos a uma empresa. Essa trilha mantém um registro detalhado das transações que podem ajudar no fornecimento dos documentos necessários.
Limitações
- Desafio em manter trilha de auditoria, incluindo localização usada para acesso e armazenamento
- Os registros de dados podem ser pesados, o que leva a um aumento nos custos de armazenamento.
- Às vezes, é difícil encontrar um equilíbrio entre a proteção de dados e o desempenho operacional.
- A perda de dados devido ao uso inadequado pode custar muito caro, com danos diretos aos lucros e à reputação ou ação legal.
Conclusão
- As informações da trilha de auditoria devem ser armazenadas em um local seguro
- Deve haver um backup regular e oportuno desta trilha
- Apenas informações úteis devem ser coletadas para evitar custos pesados de armazenamento
- Os registros de auditoria devem ser revisados em intervalos regulares
- Os usuários do sistema devem estar cientes das trilhas de auditoria para garantir a disponibilidade de trilhas
