O que é gerenciamento por exceção?
A gestão por exceção é uma estratégia de gestão de negócios que afirma que os gerentes e supervisores devem examinar, investigar e desenvolver soluções apenas para aquelas questões onde há um desvio dos padrões, normas, práticas de negócios ou quaisquer outras metas financeiras, como desvio de lucros, questões de qualidade, problemas de infraestrutura, etc., em vez de examinar e lidar com cada atividade de negócios de rotina.
Explicação
Gerenciamento por exceção é o sistema de detectar e relatar uma situação para a gerência apenas no caso em que há uma necessidade real de uma equipe de nível gerencial. O objetivo básico é utilizar o tempo de gestão da forma mais eficiente e melhor possível, envolvendo-o apenas quando houver um desvio importante da rotina ou dos resultados normais do negócio.
Como resultado, eles terão mais tempo para examinar uma questão importante envolvendo grandes variações e podem dar o melhor de si no ajuste fino do problema, enquanto outras questões menores podem ser tratadas diretamente pela equipe de nível inferior. Ajuda a gestão a detectar e eliminar os obstáculos que precisam de tomada de decisão e a tomar as melhores ações adequadas. Neste sistema, a gestão é fornecida com um relatório detalhado completo, comparativo e conciso, cobrindo todos os principais aspectos da questão.
Como funciona?
O gerenciamento por exceção funciona nas seguintes fases-
# 1 - Fase de Medição
Nessa primeira etapa da gestão por exceção, são acumulados e avaliados os dados relativos às operações do negócio, o que inclui medir o desempenho de todos os insumos disponíveis que vão desde os esforços empregados para atingir as metas do negócio, sua otimização, fluxo de caixa, como estão os recursos financeiros usado para fornecer serviços ou produtos manufaturados para lucro, uso e desperdício de matérias-primas e sua economia através da compra, processamento e armazenamento até a entrega dos produtos acabados.
Todas essas informações envolvem quase todos os fatores que são usados para medições quantificáveis, como a aplicação de padrões de tempo, dados de estoque, dados de balanço, resultados de inspeção de produtos acabados, estoque disponível para vendas, dados de utilização de máquinas, ativos circulantes, etc.
# 2 - Fase de Projeção
Esta fase examina as medidas usadas que são úteis para atingir os objetivos de negócios. Com base em dados históricos, as projeções são preparadas aplicando conhecimentos estatísticos, como significância, probabilidade, confiança, desvio padrão, tamanho da amostra, correlação. Depois disso, os planos são desenvolvidos de acordo com a previsão. No cenário atual, uma estratégia de previsão completa é amplamente verificada a partir de todos os resultados possíveis, como procedimentos e políticas existentes, capacidade e adequação de equipamentos e equipe, estrutura organizacional, etc. Se necessário, os planos podem ser alterados.
# 3 - Fase de Seleção
Nessa fase, depois de examinar minuciosamente todos os planos, o melhor é selecionado e implementado. Assim, é adotado o sistema que a administração considera o melhor para atingir os objetivos do negócio.
# 4 - Fase de Observação
Nessa fase, o processo selecionado e o progresso e o desempenho da estratégia são monitorados periodicamente. O sistema deve possuir qualidades como deve ser automático, confiável e adequado. Adequação aqui significa que os dados devem ser precisos, nem muito grande nem muito pequeno, e deve estar à altura da marca, contendo todas as informações relevantes exigidas.
# 5 - Fase de comparação
Nesta fase, o progresso do trabalho é avaliado e comparado com um roteiro predefinido para identificar desvios, se houver. Dependendo da natureza do desvio, ele é classificado como desvio maior, desvio menor ou qualquer outra classe de desvio.
# 6 - Fase de Ação
Com base no desvio identificado na fase de comparação, outros pontos de ação são desenvolvidos. As estratégias são implementadas com o objetivo de trazer a capacidade e desempenho ao nível desejado ou fazer qualquer alteração na previsão de forma a garantir um desempenho ideal.
Exemplos de gerenciamento por exceção
Exemplo financeiro: O controlador financeiro chefe (CFC) da Henry Inc. está fortemente envolvido com diversos trabalhos, reuniões e outros compromissos. Para reduzir a carga de seu trabalho, a administração, uma vez após uma análise completa, desenvolveu seguindo os limites definidos, além dos quais o assunto precisa ser relatado ao CFC e requer sua aprovação prévia: -
As vendas e despesas da ABP foram de $ 8.00.000 e $ 6.00.000, enquanto as vendas e despesas reais foram de $ 6.00.000 e 3.00.000. Determinar se o assunto precisa ser relatado ao CFC?
Solução:
- Receita: A receita real é de $ 6.00.000, que é mais do que 50% do ABP ($ 8.00.000 x 50%, ou seja, $ 4.00.000). Também mais do que $ 5.00.000. Portanto, este assunto não será relatado ao CFC, pois as condições não foram atendidas.
- Despesas: As despesas reais são $ 3.00.000, o que é mais de 40% do ABP ($ 6.00.000 x 40%, ou seja, 2,40.000) e também excederam o limite de $ 2,50.000, aqui o assunto se torna crucial e precisa ser relatado ao CFC para análise posterior e tomada de decisão para correção e adequação aos padrões estabelecidos.
Gerenciamento por exceção vs. gerenciamento passivo por exceção
A gestão ativa por exceção é aquela em que a gestão atua antecipadamente para lidar com as situações, auxiliando nos problemas, e tem participação em tempo real em todas as atividades e fica de olho no que sua equipe está fazendo para superar os erros antes que ocorram.
O segundo é o gerenciamento passivo por exceção, em que o gerenciamento interrompe apenas quando as metas desejadas não são atendidas e a mudança no planejamento precisa ser feita e ações corretivas são necessárias. Este método geralmente entra em ação apenas no caso de um evento incomum acontecer. Cada método tem sua própria importância e pode-se escolher qualquer um deles com base nos requisitos do negócio.
Uma abordagem passiva é útil para empresas que têm um ambiente descontraído e funcionários que entendem suas funções e responsabilidades. Isso pode ajudar a encorajar o moral da equipe e a independência. Embora uma abordagem ativa possa ser usada por novos funcionários menos atentos, novos com equipe inferior e uma organização mais rigorosa, pois precisam de orientação passo a passo para concluir seu trabalho.
Vantagens
- Ajuda na melhor utilização possível do tempo, pois os gerentes são solicitados a resolver problemas apenas em níveis cruciais.
- Como os gerentes estão livres do trabalho rotineiro, eles podem aplicar toda a sua energia com esforços concentrados em problemas críticos.
- Devido à carga de trabalho limitada, os gerentes podem passar por uma análise detalhada do trabalho a ser feito.
- As atividades de gerenciamento e controle são aumentados pela administração por exceção.
- Ele ajuda a acessar tendências passadas e trabalhos antigos facilmente.
- Prevê as oportunidades e problemas de gestão que podem surgir no futuro.
- Esforços qualitativos e quantitativos estão envolvidos neste processo.
- Reduz a quantidade de resultados financeiros e operacionais a serem vistos pela administração.
- Ajuda os funcionários inferiores e subordinados a implementar suas próprias idéias para atingir o objetivo desejado.
Desvantagens
- Baseia-se em resultados anteriores com os quais os dados atuais são comparados. Conseqüentemente, se os dados anteriores não forem adequados, pode haver problemas na tomada de decisão atual.
- Ele precisa de um estudo detalhado, observação e sistema de relatórios, portanto, requer um analista financeiro que faz resumos e relatórios e os apresenta à administração e, portanto, requer mão de obra adicional.
- O sistema não avisará até que o problema ocorra, ou seja, ele atua como corretivo ao invés de preventivo.
- Não pode medir o comportamento humano. Portanto, às vezes difícil de implementar.
Conclusão
A gestão por exceção é uma estratégia de gestão que exige que a gestão assegure o seu engajamento apenas nos casos em que sejam registrados desvios do padrão, normas e benchmarks definidos. Também ajuda indiretamente a elevar o moral dos funcionários à medida que eles se tornam parte da tomada de decisões e solução de problemas que, de outra forma, teriam sido tratados pela equipe de nível gerencial, o que indiretamente dá um senso de autoridade e responsabilidade aos funcionários.
