Definição de contabilidade de despesas
A contabilidade de despesas refere-se à identificação de despesas no período contábil atual, que envolve muitos julgamentos e análises de dados contábeis. Inclui faturas de reserva, criação de novos fornecedores no sistema, contabilidade de IVA, acréscimos, pré-pago, análise do livro de fornecedores, pagamentos pontuais, etc.
Registro de despesas na contabilidade com exemplos
# 1 - Reserva de fatura
Assim que recebemos a fatura de um Fornecedor, ela é contabilizada pelo associado de contas a pagar. No momento da reserva da fatura, o associado deve verificar a data da fatura, o período a que se refere, qualquer alteração nas instruções de pagamento, IVA se houver e outros detalhes. Depois que o associado registra a fatura, ela segue para aprovação da equipe do Razão, que verifica se a codificação da conta está correta.
Depois disso, segue para o chefe do departamento para aprovação para verificar se a despesa é válida e esperada. Depois de passar pelo processo de aprovação, a fatura vai para a tesouraria para pagamento.
Lançamento contábil na reserva de fatura
Digamos que recebamos uma fatura de $ 1.000 para despesas de marketing -
Diário quando a fatura é registrada -
Diário quando uma fatura é paga -
# 2 - Provisão de Despesas
Um dos aspectos mais críticos da contabilidade de despesas é identificar e considerar as despesas no período contábil atual. Em situações da vida real, muitas vezes, por motivos diversos, não recebemos as faturas dos Fornecedores em dia, ou eles ficam presos no trânsito.
Nesses casos, quando temos certeza de que receberemos a fatura, lançamos os lançamentos de acumulação. A provisão é um processo de reconhecimento das despesas do período corrente, embora não tenhamos recebido as faturas do Fornecedor.
Entrada contábil para provisões
Digamos que o Fornecedor X tenha suprimentos de Chá e Café por $ 4.000 em junho de 2019, no entanto, a fatura ainda não foi recebida; neste caso, as seguintes entradas serão postadas -
Diário quando a provisão é registrada -
Diário quando uma fatura é recebida -
Diário quando uma fatura é paga -
# 3 - Pré-pagos
Às vezes, recebemos faturas anuais ou trimestrais de Fornecedores, que devemos pagar antecipadamente. Também temos que distribuir essas despesas ao longo do período relacionado, reconhecendo-as nos livros.
Ele mostra o valor da despesa relacionada aos pré-pagos no balanço patrimonial e libera o valor do período atual para a conta de lucros e perdas.
Lançamento contábil para pré-pagos
Digamos que o Fornecedor X fature uma empresa trimestralmente com antecedência pela manutenção dos condicionadores de ar do escritório. Em julho, uma fatura de $ 4.500 é recebida para o período de julho a setembro de 2019. Ao fazer a contabilidade nos meses de julho, $ 1.500 são liberados para o Profit & Loss A / C e $ 3.000 são mostrados como um ativo pré-pago no balanço patrimonial.
Posteriormente, em agosto e setembro de 2019, $ 1.500 são liberados para a conta de lucros e perdas como despesas mensais. Aqui está a entrada contábil -
Em julho -
Diário quando pré-pago é reservado -
Diário quando uma fatura é paga -
Em agosto -
Diário quando o pré-pago é lançado -
No mês de setembro -
Diário quando o pré-pago é lançado -
# 4 - Pagamentos
É uma etapa crucial, pois envolve saída de fundos, que não deve ir para uma conta incorreta. A pessoa que configura o pagamento deve garantir que a conta foi configurada corretamente e verificada duas vezes.
Além disso, ao fazer pagamentos, a configuração da moeda é essencial. Se pagarmos em EURO no lugar de USD, o banco cobrará a mais pela conversão de moeda e o Fornecedor também receberá o pagamento adicional.
Vantagens
- As demonstrações financeiras representam uma visão precisa e justa da situação financeira de uma entidade
- A facilitação da auditoria torna-se fácil à medida que as despesas são reconhecidas no período a que se refere
- O arquivamento de impostos, cálculo de preços de transferência e outras conformidades legais tornam-se mais fáceis
- Melhora a fé pública e a confiança dos investidores, o que é bom para os negócios
- Os dados são usados para orçamentos e várias etapas de tomada de decisão
- Melhor relacionamento com os bancos facilita as atividades de financiamento
Pontos a serem observados sobre mudanças na contabilidade de despesas
Na globalização de hoje e nos requisitos cada vez maiores de conformidade, o processo continua mudando. Com a introdução global do IFRS, há mudanças consideráveis no processo de contabilização de despesas, então os contadores devem garantir que a implementação seja tranquila e que a organização esteja pronta para o IFRS.
Conclusão
A contabilidade de despesas é uma parte vital do processo de contabilidade geral, pois os dados são usados para processos de planejamento, orçamento e tomada de decisão. Um bom mecanismo de relatório de despesas implementado ajuda muito no crescimento de qualquer organização, portanto, toda organização deve ter um sistema robusto e pessoal qualificado para relatórios de despesas.
