Definição de Departamento de Contabilidade
O departamento de contabilidade refere-se à divisão de uma empresa que cuida da preparação das demonstrações financeiras, manutenção do razão geral, pagamento de contas, preparação de contas de clientes, folha de pagamento e muito mais. Em outras palavras, eles são responsáveis por gerenciar a frente econômica geral do negócio. É impossível para qualquer empresa, seja uma pequena empresa operando fora de casa ou uma grande empresa multinacional, funcionar por muito tempo sem um departamento de contabilidade de qualquer tipo.
Funções do Departamento de Contabilidade
- Manter e registrar todas as transações comerciais de forma precisa e abrangente, de forma sistemática, de forma que possam ser recuperadas e revisadas a qualquer momento.
- Manter controles internos adequados dentro da organização para proteger seus valiosos recursos.
- Para fornecer uma base para avaliação de desempenho e criar responsabilidade em toda a organização.
- Acompanhar os custos incorridos pelos custos da empresa e aconselhar a modificação das operações existentes com o intuito de reduzir os custos operacionais.
- Apoiar a alta administração no processo de tomada de decisão por meio da apresentação adequada dos dados financeiros.
- Para planejar com base na antecipação das necessidades de negócios e disponibilidade esperada de recursos.
Funções e responsabilidades
- Uma das principais responsabilidades é coletar adequadamente todos os dados financeiros e, em seguida, preparar as demonstrações / relatórios financeiros. Esses relatórios são usados na preparação de orçamentos, previsões e outros relatórios de tomada de decisão. Além disso, esses relatórios também são usados para comunicação com credores, investidores e outras partes interessadas.
- Manutenção de relacionamento saudável com os fornecedores, garantindo que sejam pagos em dia. No entanto, eles devem procurar oportunidades de economizar dinheiro valendo-se de descontos / incentivos devido a pagamentos pontuais ou adiantados. Ao mesmo tempo, o departamento de contabilidade também deve garantir que a quantidade mínima de dinheiro saia por pagamento, mas sem quaisquer encargos de mora.
- Rastreie contas a receber e faturas pendentes e aconselhe-os caso sejam necessárias ações de cobrança. O departamento de contabilidade deve garantir que os clientes paguem as faturas em dia e manter uma relação cordial / amigável com eles.
- É o único responsável pela função de folha de pagamento. Eles têm que garantir que todos os funcionários sejam pagos em tempo hábil e com precisão. Além disso, o departamento também deve se certificar de que os impostos dos funcionários sejam avaliados com precisão e que os pagamentos sejam feitos em tempo hábil para as autoridades estaduais e federais.
- Eles precisam manter controles financeiros por meio de reconciliações e adesão aos padrões de contabilidade aplicáveis, como o US GAAP. Todas essas práticas são implementadas para evitar qualquer fraude e roubo. Como controlador financeiro, o departamento deve garantir a manutenção adequada dos procedimentos sem qualquer folga.
Estrutura do Departamento de Contabilidade
A maioria das empresas tem mais de um funcionário em seu departamento de contabilidade e, portanto, precisam definir uma estrutura organizacional para agilizar sua gestão. Em geral, é composto pelo Diretor Financeiro (CFO), Controlador Financeiro, Gerentes e Contadores. A estrutura é a seguinte:
- O CFO está no topo do departamento e se reporta diretamente ao proprietário da empresa ou ao Diretor de Operações (CEO).
- O Controlador Financeiro reporta ao CFO e tem responsabilidades mais específicas dentro do departamento.
- A Controladoria Financeira geralmente possui uma equipe de Gerentes - Gerente de Folha de Pagamento, Gerente de Contas a Receber e Gerente de Contas a Pagar.
- Cada gerente de divisão geralmente tem uma equipe de contadores.
Valor do Departamento de Contabilidade
O departamento de contabilidade desempenha um papel vital na gestão de uma empresa, pois ajuda a controlar as receitas (entrada de dinheiro) e despesas (saída de dinheiro), garantindo a conformidade com todos os requisitos legais. Além disso, ele também fornece informações financeiras quantitativas para a administração, credores, investidores e outras partes interessadas, que as usam para tomar decisões de negócios informadas.
Cargos-chave do Departamento de Contabilidade
A seguir estão algumas das posições-chave:
- Diretor Financeiro (CFO): Os CFOs geralmente estão no topo do departamento financeiro de grandes empresas. Eles são responsáveis por supervisionar a saúde financeira do negócio e gerenciar o departamento financeiro geral, que inclui planejamento e relatórios financeiros, estratégia de negócios de curto e longo prazo, auditoria, gestão de risco interno, etc. Eles também ajudam a alta administração a entender as implicações financeiras de várias atividades em andamento - dentro e fora da organização.
- Controlador Financeiro: Os Controladores Financeiros atuam em conjunto com os CXOs, sendo responsáveis pela contabilidade financeira, bem como pela preparação de relatórios de gestão de projetos, orçamento, entre outros. No entanto, seu foco principal é o gerenciamento de questões financeiras imediatas.
- Gerente de Tesouraria: Os Gestores de Tesouraria auxiliam na formulação e desenvolvimento de várias políticas de tesouraria, que incluem a identificação das melhores oportunidades de investimento, utilização otimizada de linhas de crédito, redução de custos de financiamento, etc.
- Gerente de Contabilidade / Contador Chefe / Supervisor de Contabilidade : Esses gerentes são responsáveis por manter e relatar todas as transações financeiras. Eles também estabelecem e fazem cumprir os princípios contábeis com base na política de auditoria e nos requisitos estatutários.
- Contador: Os Contadores desempenham um papel vital em um departamento de contabilidade, pois estão envolvidos na medição e interpretação de todas as informações financeiras.
