Estrutura analítica do trabalho do Excel
A estrutura analítica do projeto (WBS) no Excel é usada para representar visualmente a ordem de diferentes tarefas e atividades do projeto, cronograma de recursos durante o planejamento do projeto. Ele nos permite dividir ou dividir o projeto em partes mais gerenciáveis, classificando as tarefas do projeto em uma hierarquia de eventos que são divididos em uma série de tarefas que não dependem de nenhuma outra tarefa para a conclusão. Além disso, é usado para alocar equipamentos, custos, materiais, mão de obra e tempo de duração correspondentes para a conclusão de cada tarefa.
Como criar uma estrutura analítica do projeto no Excel?
Exemplo 1
Existem modelos disponíveis para Modelos de divisão de trabalho no Excel. Com esses modelos, podemos criar dois tipos de estrutura de divisão de trabalho:
Estrutura da Árvore
Essa estrutura é a seguinte:
Visualização Tabular
Isso se parece com o seguinte:
Etapa 1: coleta de informações
Antes da criação da WBS, várias entradas são necessárias. As entradas da WBS consistem em:
- Declaração do Escopo do Projeto: Esta é uma descrição detalhada das tarefas e produtos do projeto
- Declaração de requisitos: Esta é uma descrição detalhada do resultado que seria entregue
- Ativos de processos organizacionais: incluem políticas, diretrizes, modelos, procedimentos, planos da organização
- Plano de gerenciamento do escopo do projeto: este é um documento que ajuda a entender como as mudanças no escopo do projeto podem ser tratadas
Etapa 2: reunir a equipe e as partes interessadas
Esta etapa envolve a identificação de quem pode ajudar a criar a EAP. Requer colaboração com os membros da equipe. Por exemplo, os membros da equipe podem ajudar a anotar todas as tarefas para a conclusão do projeto.
Etapa 3: Determinar a representação e abordagem da WBS
A representação pode ser uma visualização tabular ou uma estrutura em árvore conforme descrito acima. Por exemplo, para um projeto específico, as duas visões da EAP são as seguintes:
Etapa 4: Definir os principais resultados e níveis
Isso inclui decompor os principais resultados em componentes e níveis adicionais. Existem três níveis em uma WBS. O primeiro é o projeto completo, o segundo inclui todas as entregas necessárias para a conclusão do projeto e o terceiro inclui a divisão ou decomposição das entregas em partes menores, como pacotes de trabalho. Os pacotes de trabalho possuem uma regra associada a eles, ou seja, não devem ser concluídos em menos de 8 ou mais de 80 horas. Esta regra 8/80 é aplicada apenas a pacotes de trabalho, pois esses são os elementos atribuídos ao membro da equipe junto com um prazo atribuído.
Etapa 5: Regra 100%
Essa regra estabelece que cada nível de detalhamento na EAP deve ter todos os elementos de entrega que representam 100% de sua entrega pai. Essa regra é essencial para garantir que não haja duplicatas. Para isso, é necessário garantir que a soma de todas as entregas da EAP totalize 100% do projeto completo. 100% deve ser aplicado a todos os subníveis para obter resultados ideais.
Etapa 6: Esquema de numeração
Depois de definir os componentes da WBS, cada componente deve receber um número que pode ser referido como ID da WBS. Isso representa o local na estrutura da WBS em que cada nível da WBS é colocado. No primeiro nível, o primeiro número ou ID deve ser 1 e os componentes seguintes numerados sequencialmente. Por exemplo, 1.1 seria atribuído ao primeiro elemento do subnível, 1.1.1 para outros elementos do subnível. 1.2 seria atribuído a outro subelemento de primeiro nível.
Etapa 7: Dicionário da EAP
Este é um documento que descreve todos os elementos da EAP.
Então, depois de todas essas etapas, um modelo de WBS deve seguir:
As descrições das tarefas podem ser recuadas manualmente usando os botões 'Recuar' na guia 'Página inicial' ou usando a formatação condicional. Além disso, outra abordagem pode ser criar uma lista na qual o esquema de numeração também faça parte da Descrição da Tarefa, de forma que nenhum recuo extra seja necessário.
Exemplo # 2
Ao decompor o projeto, agora configuramos o Excel para acessar ou receber os dados. Agora vamos ver abaixo como podemos criar um desses modelos no Excel:
Etapa 1: crie as colunas abaixo na parte superior:
- ID da Tarefa
- Descrição da tarefa
- Antecessor
- Proprietário
- Função
- % Conclusão
- Data de início
- Data final
- Entregar para
Passo 2: Após a criação dessas colunas, as células serão formatadas. Primeiro, formatamos o ID da tarefa da célula. Para formatá-lo, primeiro destacamos a coluna que é designada para números de ID de tarefa clicando na letra no topo da coluna. Clique com o botão direito na coluna selecionada e selecione 'Formatar células' -> 'Número' e defina as casas decimais para 1. Em seguida, formataremos a coluna: Predecessor, que rastreará as dependências da tarefa. Deve ser configurado da mesma forma que 'ID da tarefa'. 'Data de início' e 'Data de término' devem ser configuradas para aceitar as datas inseridas.
Etapa 3: Insira os dados.
Etapa 4: em seguida, podemos usar a formatação condicional para várias tarefas, por exemplo, digamos que desejamos destacar as tarefas associadas a uma entrega específica, ou atribuídas a um membro específico, ou tarefas que vencem em um determinado intervalo de tempo
Etapa 5: Podemos ver também o recurso 'barra de dados' para representar uma coluna como '% Conclusão graficamente'. Esse recurso pode ser acessado na lista suspensa 'Formatação condicional'.
Coisas para lembrar
- Para criar uma WBS eficiente, substantivos devem ser usados em vez de verbos para manter o foco nas entregas.
- Uma hierarquia ou estrutura de árvore deve ser usada para ilustrar a relação das entregas para o escopo do projeto.
- Ao pesquisar níveis de WBS, a regra de 100% deve ser seguida.
- A WBS deve ser construída de forma colaborativa com todos os membros.
- O nível superior da WBS representa o projeto final.
- A duração de cada tarefa não deve ser superior a 10 dias.
- Cada tarefa deve ser única e não deve haver duplicatas.
- Pode ajudar na estimativa detalhada de custos.
