O que são livros de entrada original?
Livros de lançamentos originais, também chamados de livro de lançamento inicial, é onde todos os lançamentos contábeis manuais são registrados e mantidos com todos os documentos de apoio e detalhes das transações, o que fornece a existência e precisão da transação financeira lançada antes de ser recodificados ou transferidos nos livros-razão individuais.
Explicação
Os registros originais significam o lançamento inicial da transação no diário mantido junto com os documentos de suporte e detalhes relativos à transação. Ele mantém registros de todos os tipos de transações, como comprovantes de despesas, faturas, transações em dinheiro, transações bancárias, etc. Quando todos os detalhes das transações são registrados nos livros de lançamento original, somente então a mesma transação pode ser lançada nos livros individuais que regem o tipo de transações.
Exemplo de livros de entrada original
Como os diferentes tipos, pode haver vários exemplos para o mesmo. Alguns dos exemplos podem ser:
- Diários de dinheiro: os livros de lançamento original onde todos os tipos de pagamentos e recebimentos feitos por meio de dinheiro são registrados e mantidos. Para o período de lançamento de um registro, toda transação que envolve o movimento de entrada ou saída do dinheiro da organização é registrada nos diários de caixa com todos os suportes ou evidências.
- Diários Bancários: Assim como os diários de caixa, também são mantidos diários bancários para o período, que contém todas as transações que envolvem a movimentação de valores das contas bancárias da organização.
- Diários de vendas: Diários de vendas são os livros em que as entradas originais de todas as transações estão diretamente relacionadas à receita de vendas da organização.
- Diários de compra: Diários de compra são os livros onde as entradas originais para a transação relacionada às compras.
Tipos de livros de entrada original
Em geral, é de dois tipos, mostrados a seguir:
# 1 - Diários especiais
Diários especiais são os livros especiais de entrada original, onde diários separados são preparados para transações de natureza diferente. Depois que todas as transações são lançadas nos livros separados, essas transações ou, digamos, os saldos são transferidos para seus livros individuais e separados. Exemplos de tais revistas são -
- Diário de vendas: usado para registrar a transação das faturas de venda quando as mercadorias foram vendidas a crédito.
- Diário de compras: usado para registrar as transações de compras para a organização quando as mercadorias foram adquiridas dos fornecedores a crédito.
- Diário de caixa ou livro-caixa: usado para registrar o pagamento ou recebimento feito em dinheiro.
- Diário de devoluções de vendas e compras : usado para registrar os dados de devoluções de vendas e devoluções de compras. Etc.
# 2 - Diário Geral
Diários gerais são os diários usados para registrar as transações que não são registradas em nenhum diário especial ou em termos mais fáceis; poderia ser dito como os livros de entrada para as transações que não são qualificadas para quaisquer livros de entrada especiais ou específicos.
Componentes
Como os livros de lançamento original armazenam as transações, bem como os detalhes das transações, alguns componentes especificados são obrigatoriamente mencionados para o lançamento de uma transação nos livros. Esses componentes são os seguintes:
- Data da Transação: Antes de registrar uma transação no diário, é obrigatório mencionar a data em que a mesma ocorre ou está sendo registrada nos livros de contas. Caso o diário esteja sendo mantido com a data, é recomendado que a transação seja inserida no recurso de data certa.
- Detalhes da parte relevante e da transação: Caso as transações estejam sendo registradas no diário especial, a transação deve mencionar a parte com quem a transação de crédito foi feita, ou seja, o fornecedor no caso de transação de compra, mas no caso de a transação ser registrada em o diário geral a transação deve mencionar os detalhes das partes relevantes.
- Narração: A narração com a transação fornece os detalhes da transação, bem como explica o motivo da transação ou a natureza da transação é uma forma resumida.
- Fornecer a referência ao documento original: Deve fornecer a referência ao documento original com base no qual a transação foi registrada, ou seja, o número da fatura em caso de compra, etc.
- Detalhes monetários: a entrada deve mencionar o valor monetário envolvido na transação.
- Forneça a conta contábil: Deve mencionar a conta contábil relevante na qual a mesma transação seria lançada após o registro completo com êxito nos livros originais.
Vantagens
- Com a manutenção dos registros nos livros de lançamento original, as transações diárias estão sendo registradas nos livros, o que reduz as chances de omissão de qualquer transação.
- Uma vez que os livros mantêm todos os detalhes da transação, bem como um resumo da transação nas narrações, qualquer erro na transação pode ser facilmente identificado durante a postagem na conta do razão individual.
- As transações são registradas em ordem cronológica, então é relativamente mais fácil categorizá-las e transferi-las para livros relevantes.
Desvantagens
- As revistas são volumosas e têm muitos volumes, o que torna o manuseio dos dados muito difícil.
- Não é fácil encontrar uma transação específica, a menos que a pessoa saiba a data da transação.
- O registro posterior de todas as transações no razão individual leva muito tempo.
Conclusão
Livros de entrada original ajuda a organização a registrar as transações diariamente com todo o suporte e detalhes. Ajuda a manter as transações na ordem das pré-formas e a organização das mesmas em ordem cronológica torna útil manter os dados, e o erro ou omissão da transação é reduzido. Isso sempre ajuda a rastrear o fluxo de dados das demonstrações financeiras para os principais livros de contas do diário.
