Razão de contas a pagar (definição, exemplos) - Passo a passo

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Definição do Razão de Contas a Pagar

Definição do Razão de Contas a Pagar

O Razão de Contas a Pagar, também conhecido como razão do credor, é o razão subsidiário que lista os detalhes dos diferentes fornecedores ou vendedores da empresa, juntamente com seus saldos de contas, destacando o valor pendente a pagar pela empresa.

Ele rastreia informações de pagamento específicas para cada fatura, incluindo:

Data da fatura
Número da Fatura
Nome do fornecedor / vendedor
Quantidade do Pedido
Quantidade pagável

O saldo da conta do razão geral para contas a pagar é comparado ao saldo final do razão de contas a pagar para garantir que ambas as contas sejam correspondentes. Essa comparação é feita como parte do processo de encerramento do período (trimestral / anual).

Exemplo de razão de contas a pagar

Vamos analisar o exemplo abaixo para mais compreensão:

As transações de compra da Titan Sports Gear Company são:

12 de março: Adquiriu $ 20.000 em estoque de mercadorias, com os termos de 2/15 n 45, destino FOB de fornecedores da Mighty Sun
18 de março: mercadoria devolvida no valor de $ 3.000, que foi danificada durante os carregamentos de 12 de março.
27 de março: pago pela mercadoria da compra de 18 de março de fornecedores da Mighty Sun menos o retorno e o desconto.

As transações contábeis foram registradas sob o método de estoque permanente nos seguintes lançamentos de contas a pagar:

Diário de compras

Estoque de mercadoria A / C Dr … $ 20.000

Contas a pagar A / C… $ 20.000

Diário de desembolso de caixa

Jornal Geral

Esses diários seriam posteriormente postados nas Contas a Pagar conforme abaixo:

Conta do fornecedor: fornecedores da Mighty Sun

O livro razão do fornecedor / subsidiário seria atualizado para fornecedores da Might Sun como:

Como podemos ver nas tabelas acima, o saldo do fornecedor para fornecedores da Mighty Sun é $ 0 (NIL) e o saldo de contas a pagar também é $ 0 (NIL). Uma vez que ambos são precisamente correspondentes, não é essencial preparar um cronograma completo de contas a pagar. Se algum saldo estiver pendente, será necessário fazer um cronograma separado de contas a pagar.

O tratamento para o Contas a Receber também seria semelhante.

No entanto, é necessário ter algum cuidado e consistência para manter. Este exemplo é apenas para um fornecedor e um mês. Pode haver várias entradas e vários fornecedores para uma empresa. Portanto, deve haver um mecanismo adequado, sem espaço para erros, uma vez que a reconciliação pode ser uma tarefa difícil.

Problemas na correspondência

A seguir estão as maneiras pelas quais o controle do Razão pode ficar fora de sincronia com o Contas a Pagar:

Uma entrada manual foi feita em um dos livros e nenhum outro registro foi mantido. Isso tornará a reconciliação difícil.
A contabilização no Razão (GL) do módulo Contas a pagar pode ter sido desativada em algum momento. Isso é especialmente no caso de registro computadorizado de entradas.
Uma tarefa de postagem pode ter sido interrompida devido a erro humano ou falha de energia durante o trabalho. Um log de transações deve ser considerado para entradas desbalanceadas. No caso de faltar um lote completo, o histórico da fatura deve ser comparado com o razão.
Existe a possibilidade de todas as postagens ocorrerem com sucesso no momento da entrada, mas o arquivo foi danificado nesse ínterim. Como método de prevenção, as cópias do arquivo devem ser armazenadas em formato físico ou eletrônico.

Vantagens do Razão de Contas a Pagar

Este livro-razão pode oferecer um instantâneo rápido dos saldos atuais do fornecedor.
É útil como modelo para controle interno e propósito de auditoria.
Os gerentes e contadores podem comparar o saldo subsidiário com o saldo do razão geral para a prevenção de erros.
Além disso, auxilia na segregação de funções entre os funcionários. Haveria um funcionário separado registrando a transação e outro verificando possíveis erros. Isso irá garantir eficiência e forte controle interno.
Esta informação pode ser usada para criar um relatório de envelhecimento que mostrará o nome do fornecedor com avisos individuais de atraso. Ele também destaca o valor pendente de cada fatura que não foi paga. As alterações causadas no fluxo de caixa também seriam destacadas.
Adicionalmente, se houver um aumento no número de faturas atrasadas, pode evidenciar problemas com a cobrança das contas a receber. Ele aponta que os clientes estão demorando mais do que o normal para pagar, o que pode exigir atenção imediata.

Conclusão

A existência de um razão de contas a pagar não é obrigatória, mas preferível para manter os livros de contas limpos e organizados. Esses livros ajudam a controlar os pagamentos a receber e a pagar por vários anos. É uma ferramenta crítica também durante o processo de auditoria e pode ser vinculada com sucesso no caso de investigação de entradas individuais.

Revisores oficiais de contas ou indivíduos com formação em comércio podem executar essas tarefas, o que torna mais fácil para pequenos escritórios e fornecedores manter essas contas.

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Este artigo foi um guia para o Razão de contas a pagar e sua definição. Aqui, discutimos como preparar o livro razão de contas a pagar, juntamente com exemplos práticos e explicações. Você pode aprender mais sobre contabilidade nos seguintes artigos -