O que é reconciliação?
Reconciliação é a prática de combinar saldos em contas para encontrar inconsistências financeiras, discrepâncias, omissões e até fraudes. Cada transação é registrada em duas contas (débito em uma e crédito na outra) nos livros de contas. Portanto, a reconciliação no final de qualquer período contábil inclui a correspondência de saldos e a garantia de que os débitos (créditos) de uma conta para uma transação são iguais aos créditos (débitos) para outra conta para a mesma transação.
A reconciliação também pode ser feita para combinar saldos entre contas internas e externas. Por exemplo, uma empresa pode reconciliar as transações bancárias registradas em seus livros e as registradas no banco para descobrir as incompatibilidades. Em um nível pessoal, alguém pode controlar seus gastos com cartão de crédito e comparar com o extrato bancário para entender as diferenças de conta.
Exemplo de Reconciliação
- Supondo que uma empresa esteja reconciliando as transações bancárias em seus livros com o extrato bancário. A empresa está fazendo esse exercício no final do mês. Apurou-se que não foi debitado do saldo do banco um cheque emitido no dia 31 do mês, tendo este deduzido do saldo alguns encargos, que não foram contabilizados na empresa.
- Aqui, os saldos nos livros da empresa e do banco não coincidem, e os lançamentos devem ser feitos / corrigidos para refletir os saldos corretos nas contas. A empresa reconhecerá as despesas bancárias em seus livros e o saldo bancário será ajustado para refletir a imagem exata nas contas.
Processo de Reconciliação
O processo de reconciliação geral é o seguinte:
# 1 - Compare um saldo de conta com o outro
Nesta primeira etapa, os débitos e créditos são combinados para garantir que os saldos combinem. Por exemplo, quando uma empresa paga aluguel, ela debita a conta do aluguel e credita o dinheiro ou a conta a pagar do aluguel. Na data da reconciliação, todos os débitos no aluguel devem coincidir com os créditos na conta à vista e na conta a pagar do aluguel relacionados à despesa do aluguel.
# 2 - Verifique as entradas em ambas as contas
Caso haja uma incompatibilidade encontrada na primeira etapa, o contador precisa verificar a transação da conta por transação para descobrir quais entradas estão causando a incompatibilidade. As diferenças podem surgir principalmente devido a erros de digitação, débito em vez de contas de crédito, passagem de lançamentos em contas erradas, não registro de lançamentos em uma conta, etc.
# 3 - Corrija as entradas incorretas
Depois que o contador descobre quais entradas estão causando a incompatibilidade, essas entradas podem ser analisadas e corrigidas para refletir os saldos corretos.
# 4 - Equilibre as contas novamente
Assim que as correções forem feitas, é necessário verificar as incompatibilidades nos saldos finais novamente para uma verificação completa. Como uma empresa pode realizar um grande número de transações em um período, o processo de reconciliação na maioria das vezes não é possível manualmente. Geralmente é feito usando um software de contabilidade que lança erros para análise pelos contadores.
Tipos de reconciliação
Existem cinco tipos principais de reconciliação:
- # 1 - Reconciliação bancária - as transações em extratos bancários são reconciliadas com as transações relacionadas a dinheiro registradas nos livros da empresa.
- # 2 - Reconciliação do cliente - os saldos dos clientes nos livros da empresa são comparados com os saldos nos livros dos respectivos clientes.
- # 3 - Reconciliação do fornecedor - Os saldos dos fornecedores nos livros da empresa são comparados com os saldos nos livros dos respectivos fornecedores.
- # 4 - Reconciliação entre empresas - Os saldos nos livros da empresa para uma subsidiária são reconciliados com os saldos para a controladora nos livros da subsidiária
- # 5 - Reconciliação Específica do Negócio - As reconciliações são específicas para a natureza da atividade empresarial que a empresa realiza.
Métodos de Reconciliação
A reconciliação pode ser feita usando dois métodos, conforme descrito abaixo:
# 1 - Revisão de documentos
Este é um processo formal de reconciliação e é amplamente seguido. Sob este método, todas as contas são verificadas para garantir que os valores registrados e gastos são os mesmos. Este método geralmente usa software de contabilidade e faz uma revisão detalhada e exaustiva.
# 2 - Análise do Analytics
Nesse método, os saldos são analisados individualmente e comparados ao que deveriam ser baseados em um parâmetro específico. O parâmetro mais proeminente pode ser tendências e atividades históricas. Por exemplo, ao examinar uma lista de transações, um contador descobriu que uma despesa como aluguel foi registrada dez vezes mais do que nos anos anteriores. Isso exigirá um exame mais detalhado das contas.
Vantagens
- A reconciliação ajuda a encontrar lançamentos contábeis imprecisos, incluindo tratamentos inadequados de itens contábeis
- Ajuda a encontrar erros de omissão e comissão e corrigi-los prontamente
- Ajuda as empresas a evitar a opinião negativa dos auditores, o que é uma possibilidade se eles não obtiverem as respostas certas para incompatibilidades
- Ajuda as empresas a permanecerem em sincronia com as práticas contábeis exigidas pelas autoridades reguladoras
- Ajuda a combinar as transações de sua fonte
- Ajuda a detectar fraudes dentro da empresa ou nas transações externas onde a empresa está envolvida
- Ajuda no preenchimento dos registros contábeis, pois traz as informações que faltam e os documentos de apoio
- Pode ajudar a tomar decisões de negócios mais bem informadas, pois torna as contas mais confiáveis e livres de erros.
Conclusão
- As empresas contam com informações financeiras que são apresentadas aos líderes, por isso se torna crucial que essas informações estejam isentas de erros. Se forem apresentadas informações sem erros, os líderes podem tomar suas decisões com confiança.
- A reconciliação ajuda o pessoal de contabilidade a eliminar quaisquer erros das contas, que podem então ser apresentados às partes interessadas para a tomada de decisão. Como afirmado anteriormente, a reconciliação é um processo necessário e deve ser seguido por todas as organizações, pequenas e grandes.
- É vital para as organizações empreenderem a reconciliação com freqüência, de uma maneira com prazo determinado e garantir que as pessoas que fazem a reconciliação não sejam as mesmas que prepararam as contas em primeiro lugar, para evitar conflito de interesses.
