Definição de conta de reconciliação
Reconciliar conta é um processo seguido para garantir que o saldo final da conta está correto. A regra geral de contabilidade é passar os lançamentos contábeis manuais primeiro e, em seguida, preparar livros contábeis individuais. Os livros de contabilidade refletem um saldo final que é computado pela reconciliação das contas com outros demonstrativos e documentação.
Como funciona a reconciliação de contas?
A reconciliação é um processo passo a passo que inclui o seguinte -
Etapa # 1 - Coleta de extrato bancário e registro com livro de caixa
Cash Book é o registro interno que todas as empresas mantêm para manter um registro de todas as transações monetárias. Portanto, você precisa começar a contabilizar as duas contas. Se vir que existe alguma transação presente no extrato bancário, mas não no livro caixa, realce essa transação. Veja se todas as transações têm um comprovante de recebimento, como Fatura. O saldo final do livro caixa e do extrato bancário deve coincidir.
Etapa 2 - Agora tente analisar as discrepâncias
Se você vir que o extrato bancário está mostrando um saldo menor do que o Livro de caixa, tente descobrir os motivos. Pode ser que o banco tenha deduzido certas despesas, como despesas de conta corrente, despesas de saque em caixas eletrônicos, etc. Se essas despesas não estiverem incluídas no livro caixa, inclua-as. Se você recebeu juros de um banco devido ao capital e esses juros não estão refletidos em seu livro-caixa, inclua esses juros. Verifique todas as discrepâncias que chegaram e, se forem válidas, adicione-as aos respectivos livros.
Etapa 3 - Comece a fazer uma auditoria adequada do extrato bancário
Às vezes, pode acontecer que o banco cobre indevidamente alguma taxa. Portanto, esse tipo de erro deve ser comunicado ao banco imediatamente, e uma nota apropriada deve ser mantida. Devem ser mantidos acompanhamentos adequados com o banco até e a menos que o erro seja resolvido.
Etapa # 4 - Saldos finais de registro de caixa e extrato bancário
É a etapa mais crucial. Os saldos finais do Livro de caixa e do extrato bancário devem corresponder, uma vez que todos os ajustes necessários já foram feitos. Em seguida, é formulado um extrato de conciliação bancária, que explica o motivo da discrepância entre os dois livros.
Tipos
A reconciliação pode ser feita em qualquer conta. Todas as contas contábeis devem ser reconciliadas desde a origem para tornar o saldo confiável.
# 1 - Reconciliação Bancária
É onde você reconcilia o livro caixa interno com o extrato bancário para se certificar de que as transações em dinheiro são registradas corretamente e sem erros.
# 2 - Reconciliação de contas de credores
Todas as transações em Contas a Pagar são sistematicamente computadas com extratos recebidos dos credores, e o saldo final é computado
# 3 - Reconciliação de contas de devedores
Todos os extratos dos devedores são computados com as contas a receber e as discrepâncias são resolvidas.
Como reconciliar uma conta?
Existem duas maneiras de reconciliar uma conta -
# 1 - Revisão da documentação
Este método é muito popular. Aqui, cada transação registrada é computada pela documentação apropriada. Digamos que você esteja reconciliando Contas a Pagar, então cada transação será computada por faturas apropriadas e verificará se as transações estão corretas ou não. As transações perdidas também são identificadas desta forma, ou seja, se existe uma nota fiscal e ela não é contabilizada.
# 2 - Revisão Analítica
Este método é mais uma estimativa. Os saldos das contas de períodos anteriores são verificados e uma estimativa é feita para o ano corrente. Se o saldo da conta não estiver refletindo conforme a previsão, uma análise mais aprofundada é feita. É útil ao reconciliar contas de depreciação. A depreciação é mais ou menos igual a cada ano. Portanto, se for observado algum movimento em relação ao ano anterior, a análise é feita.
Exemplo
O Sr. X está preparando seu balanço e fazendo a reconciliação de cada conta. Ele está atualmente trabalhando com contas a pagar. Como ele vai reconciliar isso?
Solução
A conta de contas a pagar consiste em todos os pagamentos pendentes para o Sr. X. Portanto, tudo o que o Sr. X comprou a crédito será refletido nesta conta. Digamos que haja cinco entradas nesta conta. O saldo total da conta é de $ 10.000. Portanto, o Sr. X deve US $ 10.000 a seus fornecedores. Como o Sr. X mantém uma conta de Contas a Pagar, os fornecedores também mantêm uma conta de Contas a Receber.
O Sr. X pedirá a fatura final personalizada de cada fornecedor e verificará se o valor está somando $ 10.000. Se houver alguma discrepância, de que o fornecedor adicionou um pagamento extra, o Sr. X deve contatá-lo imediatamente e consertá-lo. Assim que a reconciliação estiver concluída. Então, o saldo de contas a pagar pode ser confiável.
Precisar
Cada empresa mantém contas internas. Assim, após o término do período, os saldos das contas apresentam uma imagem. Digamos que a conta Contas a receber mostre que $ 5.000 são a receber. Portanto, se a empresa não tiver feito a reconciliação, ela pode começar a operar, pensando que receberá $ 5.000. Durante a reconciliação, verificou-se que o valor correto é $ 3.000. Portanto, a reconciliação ajuda a erradicar a incerteza. Assim que a reconciliação for feita, os saldos das contas podem ser confiáveis.
Conclusão
Reconciliar contas é extremamente importante para as empresas, pois ajuda a criar uma confiança nos saldos refletidos por cada conta. A reconciliação adequada é sempre recomendada. O armazenamento de toda a documentação essencial é vital em caso de reconciliação.
