O que é o Imprest System?
O Imprest System é um tipo de sistema de contabilidade financeira projetado para rastrear e documentar como o dinheiro foi utilizado. O exemplo mais comum inclui o sistema de caixa que contabiliza todas as transações de caixa para manter um equilíbrio no fundo igual ao total de recebimentos de caixa para pequenas despesas e dinheiro adicional que resta no fundo.
Exemplos
A Ltd está tentando criar uma reserva para manter todas as suas transações de caixa para pequenas despesas. Como departamento administrativo da A ltd, orientar o mesmo com os procedimentos formais com a ajuda dos quais pode criar um fundo de maneio. O sistema de adiantamento de caixa é um dos tipos mais comuns de sistema de adiantamento que é usado para registrar transações de pequeno porte durante os momentos em que é inconveniente ou impraticável para os usuários emitir cheques.
Contas de caixa pequeno geralmente mantêm uma quantia pré-determinada de dinheiro que pode ser usada para vários fins, como reembolso de despesas dos funcionários, pagamento de despesas pequenas, etc. Um ltd pode criar um fundo de caixa pequeno reconhecendo e registrando todas as transações de caixa pequeno com a ajuda das seguintes etapas-
- Uma quantia pré-determinada de dinheiro é alocada para criar um fundo de caixa para pequenas despesas. Essa conta é registrada separadamente na contabilidade geral de uma organização.
- Na próxima etapa, a empresa deve identificar todas as suas despesas nominais que são pagas em dinheiro e, consequentemente, documentar todas elas no sistema com recibos.
- Para manter um saldo pré-determinado definido, a empresa deve cobrir seu fundo de caixa de vez em quando.
- A empresa deve monitorar regularmente o fundo de caixa para que não haja possibilidade de qualquer discrepância entre o valor de caixa esperado e o valor de caixa real.
- O departamento administrativo deve conduzir um processo de investigação apropriado caso encontre alguma discrepância.
Vantagens do Sistema de Imprest
# 1 - Detecção de fraude
O sistema Imprest elimina as possibilidades de gastos não autorizados, pois os fundos são designados para fins pré-determinados. Isso, por sua vez, torna o rastreamento de despesas e o relatório de discrepâncias muito mais fácil, o que em última instância auxilia na detecção e ao invés da eliminação das possibilidades de fraudes.
# 2 - Redução de erros
O caixa revisa o livro de caixa em intervalos frequentes e, caso haja algum erro ou erro, o mesmo pode ser facilmente rastreado e retificado.
# 3 - Regulamento de Despesas Pequenas
As pequenas despesas são administradas com os limites definidos do sistema de adiantamentos, o que torna quase impossível para o caixa para pequenas despesas gastar mais do que o dinheiro para pequenas despesas que está disponível na conta.
# 4 - Reduz a carga do caixa chefe
O livro caixa para pequenas despesas alivia tanto o caixa quanto o caixa chefe do fardo de registrar despesas pequenas e nominais.
# 5 - Método simples e rápido
Comparado com outros métodos, é muito rápido, simples, acessível e conveniente ao mesmo tempo. O método pode ser usado rapidamente para fornecer fundos para as compras dos funcionários. É um dos melhores métodos conhecidos para fazer compras nominais.
# 6 - Facilidade na reconciliação
A reconciliação do livro de caixa pequeno é simples e descomplicada também.
Desvantagens do Sistema de Aprimoramento
# 1 - Sistema desatualizado
O livro caixa para pequenas despesas é um sistema bastante desatualizado e ineficiente e não atende às necessidades e expectativas dos requisitos atuais da empresa. Agora existem alternativas melhores, como cartões pré-pagos, disponíveis com as empresas que são especificamente projetadas tendo em mente as necessidades e requisitos de hoje.
# 2 - Inconveniente para despesas maiores
Uma das principais desvantagens de usar um sistema Imprest é que ele causa grande inconveniência para despesas maiores. O sistema é altamente compatível e conveniente para despesas menores e oposto para despesas maiores.
# 3 - Erros de contabilidade
Uma vez que não existe um sistema de documentação secundária para rastrear as despesas nominais de caixa, portanto, as chances de erros contábeis no sistema de caixa para pequenas despesas não podem ser negadas.
# 4 - Gastos excessivos
Não definir os limites de despesas para cada transação nominal pode até mesmo colocar uma organização em risco de enfrentar gastos excessivos nas compras.
# 5 - Roubo
Na ausência de controles apropriados, a conta de caixa da empresa pode ser mal utilizada pelos funcionários e será difícil descobrir quem retirou o dinheiro.
# 6 - Apropriação indébita
Na ausência de controles adequados, há grandes chances de o mesmo ser utilizado indevidamente pelos funcionários da empresa, uma vez que o caixa é um tipo de ativo líquido.
Pontos importantes
- Normalmente, os fundos de caixa são monitorados por custodiantes que ajudam no manuseio das contas e distribuem dinheiro aos funcionários da empresa. Em troca, este último fornece tais recibos que são totalmente relacionados aos negócios.
- Os fundos de caixa são constituídos com um valor pré-determinado, sendo o mesmo registrado no razão da entidade.
- O departamento administrativo de uma organização tem a responsabilidade de manter o livro de caixa para pequenas despesas.
- Todas as despesas que são pagas com os fundos do caixa devem ser necessariamente documentadas junto com os recibos.
- O sistema de imprest também pode ser usado para cobrir a folha de pagamento dos funcionários, dividendos, incentivos, bônus, recompensas e despesas de viagem.
Conclusão
- A conta de caixa para pequenas despesas é um sistema de Imprest amplamente usado onde as despesas nominais são registradas. O sistema de caixa para pequenas despesas é um método simples e fácil de usar que permite a reposição de todas as despesas. O sistema acima mencionado pode ajudar uma organização de várias maneiras.
- As organizações podem usar o sistema de caixa para pequenas despesas para a redução de erros, eliminação de fraudes, controle de despesas pequenas, reduzindo a carga dos caixas seniores e outros enfeites.
- Mas os usuários do sistema Imprest também devem estar cientes de suas múltiplas desvantagens, como chances de roubo, apropriação indébita, gastos excessivos, etc. e utilizar o mesmo de acordo. As organizações devem, portanto, projetar um conjunto de políticas que dita como o dinheiro deve ser tratado para evitar todos os problemas associados.
